Gestion des courriels : stratégies, technologies et bonnes pratiques    par Bissonnette, Natalie

Revue Archives  (Association des archivistes du Québec)   vol. 44 no 1 (2012-2013)  pp. 77-113  pdf 
Le courriel, pour des raisons d’efficacité et de rapidité des échanges, est un des principaux outils de communication moderne. Son utilisation dans un cadre professionnel est devenue une pratique incontournable. Dans cet article, Natalie Bissonnette, traite de la nature du courriel comme document à part entière, donc assujetti au même cadre juridique que les autres types de documents. Elle identifie les avantages à son utilisation et traite de certains problèmes liés à une gestion incontrôlée. Cette lacune constitue selon l’auteure une des sources de l’infobésité ; cette surcharge informationnelle qui affecte les organisations. L’auteure présente ensuite quelques pratiques à encourager pour mieux encadrer l’utilisation des courriels. Elle traite de l’élaboration d’une politique claire de gestion des courriels et de l’implantation d’une série de bonnes pratiques. Après s’être penchée sur les critères de conservation des courriels et leur place dans le cycle de vie des documents, l’auteure identifie le rôle que les utilisateurs ont à jouer pour une saine gestion des courriels. Deux annexes apportent des précisions sur les solutions mises de l’avant dans l’article.
Email, because it is quick and effective, has become a major means of communication. It is inevitably part of professional activity. In this article, Natalie Bissonnette discusses the distinct nature of email as a document subject to the same legal framework as all other types of document. She identifies its advantages and discusses certain problems associated with its uncontrolled use. The absence of control is one of the sources of what the author calls infobesity, the information overload that is challenges many organizations. She then presents a number of practices that can be implemented to encourage better use of email. She proposes the elaboration of a clear policy for their management and the implementation of a set of good practices. After examining criteria for saving emails, and their place in the documentary life cycle, the author identifies the role of email users in the healthy management of emails. Two appendices give details about the solutions put forward in the article.
 http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol44_1/44_1_bissonnette.pdf 


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