Volume 35, no 3-4, (2003-2004), pp. 5-10   
Analyser la note de contenu normalisée. Rapport d'étape sur un projet de recherche comparant l'application des règles des quatre normes de description pour les archives*
Marcel Caya
Professeur. Programme d'études en gestion des documents et archives
Département d'histoire, Université du Québec à Montréal
Marielle Lavertu
Consultante en archivistique
Natasha Zwarich
Assistante de recherche et étudiante à la maîtrise. Université du Québec à Montréal
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Table des matières
La comparaison des normes de description aux niveaux nationaux et international
Définir la zone de contenu
La zone d'analyse
La zone de contenu et le choix des accès
La formulation de la zone de contenu
Les objectifs du projet de recherche
La conception et l'élaboration des outils d'analyse
La collecte des données et leur analyse
Le bordereau de collecte des données
Les métadonnées
Les éléments de la portée
La structure
Les énoncés généraux
Les énoncés spécifiques
Les répétitions
Les remarques
Conclusion
Bibliographie

* Nous tenons à remercier Mario Robert, archiviste à la Ville de Montréal et président du Comité canadien de description archivistique, qui nous a fourni des commentaires judicieux sur ce texte.

La mise en ligne en octobre 2001 du Réseau canadien d'information archivistique, désigné désormais sous l'appellation Archives Canada, doit nous interpeller plus que jamais sur les méthodes de repérage de l'information utilisées en archivistique. Le site Internet Archives Canada se veut « la porte d'accès à des milliers de descriptions de fonds d'archives, à des centaines d'expositions virtuelles ainsi qu'à des bases de données photographiques (...) réalisées et hébergées par les services d'archives ou par les conseils provinciaux ou territoriaux » (Archives Canada 2004) ou hébergées directement sur ce site. Il est, de fait, un portail de banques de données offrant des descriptions archivistiques provenant de 14 sources différentes. Dans plusieurs cas, elles sont donc constituées d'abord pour fonctionner individuellement selon des modes d'interrogation différents. L'utilisateur doit certes se réjouir de trouver, dans le site Internet Archives Canada, une banque unique de références pouvant le conduire à des sujets qui l'intéressent ; mais il doit, en même temps, utiliser ce formidable outil en sachant qu'il ne peut être un outil de repérage exhaustif.

S'il incombe à l'usager de toute banque de données d'évaluer l'information reçue de toutes ses sources, il revient quand même à l'archiviste de lui fournir les moyens d'apprécier, à leur juste valeur, les données qui constituent ces banques d'information. L'utilisateur doit bien sûr toujours s'interroger sur la précision et l'exhaustivité des données reçues d'un site généraliste comme celui d'Archives Canada. Mais, c'est à l'archiviste qu'il revient d'évaluer la nature et les qualités de l'information produite et sa pertinence comme choix d'accès pour des outils de repérage. Collectivement, nous devons davantage analyser les processus d'élaboration des notices descriptives et les effets de leur utilisation dans des systèmes de repérage axés sur des objets de recherche. Un système de description, comme celui proposé par les Règles de description des documents d'archives (RDDA), est d'abord organisé autour du principe de provenance. On doit se demander, dans un premier temps, si l'analyse des unités de description peut, en même temps, servir de base à un outil de repérage censé trouver des objets de recherche. On doit aussi se demander, dans un deuxième temps, comment les noms de collectivités, de personnes et de familles qui constituent nos choix d'accès peuvent aussi jouer ce rôle à un niveau acceptable de précision et d'exhaustivité. Cette opposition, du moins cette discordance, est au coeur des interrogations qui sous-tendent le projet de recherche que nous avons entrepris depuis quelques années sur la rédaction des notices de portée et contenu dans les normes de description internationales et celles du Royaume-Uni, des États-Unis et du Canada (Caya 2001, 129-142).

Cet article vise essentiellement à présenter un rapport d'étape sur ce projet de recherche afin de stimuler la réflexion sur les problèmes de définition et d'application de la note de contenu1, que les quatre normes [RDDA, APPM, MAD et ISAD (G)] utilisent. Dans un premier temps, nous rappellerons les principaux paramètres du projet pour, ensuite, décrire la méthodologie et présenter les modes d'analyse retenus pour mieux évaluer les contenus de ces notes à partir d'exemples concrets disponibles dans des instruments de recherche accessibles sur Internet. Nous conclurons en proposant certains constats préliminaires sur la formulation des règles pour la rédaction des notes de contenus2.

1 L'analyse s'applique tout autant à tous les éléments correspondant dans les autres normes : « content and character area » [14.4] dans le MAD ; « scope and content/abstract » [règle1.7B2] dans les APPM, et « zone du contenu » [3.3] dans ISAD (G). Bien que les notices de contenu soient généralement accompagnées, au niveau de la description du fonds, par un élément qui en éclaire le contexte administratif ou biographique ([1.7B] dans les RDDA), cet élément de données contextuelles n'est ni présent à tous les niveaux, ni une source d'accès.
2 Dans tout le texte, nous utiliserons les expressions « notes de contenu » ou « notices de portée et contenu » de façon interchangeable puisqu'elles se réfèrent au même concept tout en étant utilisées dans l'une ou l'autre des règles.


La comparaison des normes de description aux niveaux nationaux et international

Amorcé en 2001 grâce à une subvention du Conseil de recherche en sciences humaines du Canada, le projet de recherche vise à analyser et à comparer l'application des règles de rédaction de la zone du contenu des notices descriptives de quatre normes de description archivistique élaborées au cours des quinze dernières années : les Règles de description pour les documents d'archives (zone 7D) [RDDA] du Canada, les Archives, Personal Papers, and Manuscripts (1.7B2) [APPM], le Manual of Archival Description (zone 14.4) [MAD] du Royaume-Uni et la Norme générale et internationale de description archivistique (zone 3.3) [ISAD (G)] du Conseil international des Archives.

En dépit d'un grand nombre de différences, les quatre normes sont structurées de façon compatible. Elles définissent des règles pour la rédaction et la présentation d'éléments de description regroupés en un certain nombre de champs et prescrivent la forme et le contenu des notices descriptives à tous les niveaux. À l'exception d'un élément d'information portant sur le « contenu », toutes les règles de description fournissent de l'information factuelle (titre et mention de responsabilité, édition, date, collation, collection et notes) ; elles déterminent aussi le contenu d'éléments de description, comme le titre, quand aucune information n'est disponible dans le document. Elles jouent un rôle assez similaire aux données normalisées par les Règles de catalogage anglo- américaines (RCCA) (2e édition) pour les livres et autres documents publiés. Dans plusieurs cas, dont celui des RDDA canadiennes et des APPM américaines, elles sont directement calquées sur le modèle des RCCA.

Définir la zone de contenu

La zone de « contenu » ou de « portée et contenu » des quatre règles présente à l'utilisateur toutes les indications nécessaires lui permettant d'orienter sa recherche en énonçant les renseignements essentiels sur la nature, la spécificité et les particularités des unités de description de tous les niveaux (fonds, série, dossier ou pièce). Elle est la seule qui puisse contenir des données analytiques puisqu'elle est celle qui réunit « les informations relatives au contexte et au contenu de l'unité archivistique à décrire », comme l'énoncent les RDDA canadiennes. En plus des données factuelles relatives à l'histoire administrative ou à la notice biographique du créateur de l'unité archivistique, les RDDA, par exemple, demandent que la note de « portée et contenu » transmette au chercheur les données pertinentes portant sur le contexte de création des documents et du contenu de l'unité descriptive représentée dans un libellé le plus bref possible3. Le « content and structure area » de MAD, le « scope and content/abstract » des APPM et l'élément « Présentation du contenu » dans la « zone du contenu et de la structure » dans ISAD (G) partagent le même objectif.

3 Louise Gagnon-Arguin, dans un article sur les problématiques relatives à l'analyse documentaire, règle trop rapidement la question quant à son application pour les règles canadiennes de description en donnant l'impression qu'un renvoi à l'ouvrage du Comité de planification sur les normes de description, intitulé L'indexation par sujet en archivistique (Ottawa, Bureau canadien des archivistes, 1992), résout la question définitivement. Outre le fait que le renvoi en question ne propose pas de règles supplémentaires, mais plutôt un complément d'information, la publication citée se limite à explorer les difficultés de l'indexation par sujet pour les descriptions archivistiques et ne traite qu'accessoirement du besoin de mieux normaliser la zone de portée et contenu en proposant que « les archivistes développent des normes et des procédures concernant la « profondeur » de l'analyse et la nature des éléments qui seront sélectionnés selon cette dernière » (Groupe de travail sur L'indexation par sujet 1992, 123 ; Gagnon-Arguin 1996- 1997, 31).

La zone d'analyse

La note de contenu est donc le seul élément de description archivistique qui permette d'analyser des ensembles de documents et qui puisse mieux faire comprendre leur contenu, leur structure et leur importance. À ce titre, elle diffère sensiblement des textes que l'on obtiendrait par le recours à la technique de la condensation et ne devrait pas être confondue avec l'analyse documentaire4, fréquemment utilisée en documentation, qui insiste sur l'insertion de sujets abordés dans une unité documentaire. C'est pourquoi, contrairement aux Règles de catalogage anglo-américaines (seconde édition), toutes les normes de description archivistique considèrent comme obligatoire la rédaction de cet élément de description distinct.

4 Pour mieux approfondir cette question, voir les exposés très bien écrits de Louise Gagnon- Arguin sur l'usage de l'analyse documentaire en archivistique (Gagnon-Arguin 1996-1997). Elle semble laisser entendre que les énoncés de la zone 7D sont suffisants pour normaliser l'élaboration de notices de « portée et contenu ». Nous ne partageons pas ce point de vue. L'analyse de contenu vise à « condenser » des « informations » et des « notions » ; cet objectif diffère de celui de la notice de « portée et contenu » qui doit analyser l'unité descriptive en tenant compte d'abord de sa provenance, de sa création, de ses liens avec d'autres unités, des activités de ses créateurs et, accessoirement, des thèmes traités.

Plus que tous les autres éléments de description, le résumé fourni par la note de contenu constitue donc la plus importante compilation de données que le chercheur peut utiliser pour décider si l'unité décrite est pertinente ou non à sa recherche. Si elle est rédigée de façon trop générale, elle ne peut jouer convenablement son rôle d'indicateur spécifique qui, avec les données administratives ou biographiques (présentées au moins au niveau du fonds), doit transmettre toutes les données pertinentes sur la nature et les caractéristiques de l'unité décrite. Si elle est élaborée de façon trop étroite, elle n'inclura que des renseignements superficiels et induira l'usager à négliger une source contenant des données susceptibles de l'intéresser.

La zone de contenu et le choix des accès

Avec la zone « titre », les données de la zone « contenu » servent aussi de source principale pour le choix des accès aux notices descriptives par nom de personnes, de collectivités et de lieux géographiques. Elles servent aussi de source majeure pour l'élaboration des index des instruments de recherche en contribuant à la désignation de mots-clés des banques de données dont font partie ces instruments de recherche. L'élément descriptif du contenu joue même un rôle essentiel dans la compréhension et l'utilisation de toute notice descriptive archivistique. Il le fait directement quand il sert de résumé ou de condensé à l'unité décrite et indirectement, quand il fournit automatiquement ou manuellement des « accès » à un système de repérage fondé sur des choix d'accès.

La formulation de la zone de contenu

En dépit de ces considérations, l'élément de contenu n'a jamais reçu, dans les règles de description, un traitement à la hauteur de son importance. Une comparaison des prescriptions formulées dans les quatre règles de description nationales et internationale mène directement à deux constats : non seulement les exigences sur la rédaction des notes de « contenu » sont-elles peu expliquées dans toutes les normes, mais elles sont aussi formulées de façons diverses5. Le moins que l'on puisse dire est que la formulation des notices de contenu varie d'une norme à l'autre. Les RDDA requièrent que l'on énonce la « portée et contenu » de l'unité décrite ; pour les APPM, il s'agit d'un « scope and content/abstract » [règle1.7B2] ; MAD vise plutôt à formuler un « Content and Structure Area » [14.4] ; alors que ISAD(G) se contente d'une « Présentation du contenu » dans la « zone du contenu et de la structure » [3.3]*.

* Les références entre crochets carrés portent chacune sur les numéros des règles de la norme visée.
5 Pour les détails des différences entre les diverses normes, voir Marcel CAYA 2001.

Les objectifs du projet de recherche

Le projet de recherche sur la comparaison des notes de portée et contenu vise principalement à étudier l'utilisation des normes de description pour l'élaboration et la diffusion des instruments de recherche archivistiques et la création de systèmes de référence pour les documents d'archives. Plus particulièrement, il tente de vérifier si les notices de description sont rédigées à un niveau de compatibilité suffisant pour en permettre éventuellement l'utilisation dans des banques de données supranationales et internationales. Afin de mieux connaître les caractéristiques nécessaires pour juger de cette compatibilité, les chercheurs prévoient analyser des exemples de notices descriptives produites selon chacune des quatre règles et tracer un portrait des particularités caractérisant leur rédaction, particulièrement la sélection des données utilisées pour rédiger leur énoncé.

Tout en nous rappelant les conclusions d'une étude importante de Richard H. Lytle (1980) réalisée à la fin des années 1970 aux États-Unis, il s'agit aussi de vérifier ultimement si les notices de contenu des instruments de recherche archivistiques peuvent continuer de s'appuyer sur le principe de provenance plutôt que sur une analyse des sujets ou des thèmes d'un fonds ou d'une unité de description (comme le prescrivent les RCAA pour le catalogage des imprimés).

Dans un contexte où tous visent à atteindre des niveaux toujours plus élevés d'uniformité et de compatibilité, l'équipe du projet de recherche sur la comparaison des règles de rédaction des notes de contenu a entrepris l'analyse systématique des notes de contenu de 1000 fonds6 pour mieux comprendre comment les règles liées à leur rédaction sont interprétées. Dans un deuxième temps, les résultats obtenus des études menées à cette étape permettront, éventuellement, de déterminer si leurs particularités rendront possible leur utilisation comme base fiable pour la création d'instruments de repérage informatisés pour des systèmes supranationaux et internationaux.

6 L'objectif de départ de 500 notices a été jugé insuffisant pour couvrir assez de niveaux et de formes de documents.


La conception et l'élaboration des outils d'analyse

Puisque les notices de contenu sont au coeur du projet de recherche, il était nécessaire de créer deux outils essentiels pour analyser les données et établir des comparaisons : d'abord la création d'un corpus, ensuite la conception d'une méthode d'analyse appropriée. Le corpus, créé au moyen de l'élaboration d'une banque de données, sert à collecter des exemples en diversité et en nombre suffisants pour réaliser une base de comparaison fiable. La méthode d'analyse permet de mieux comprendre comment les notes de contenu sont rédigées et définit a priori les principales questions établissant les paramètres de l'analyse. À cette étape exploratoire du projet de recherche, il n'était pas nécessaire, ni possible de conférer à l'échantillon retenu la moindre valeur de représentativité pour l'ensemble des notes rédigées. La collecte des données en était simplifiée d'autant. La priorité demeurait donc de trouver le plus grand nombre d'exemples possibles de notices de contenu représentant des unités de types différents par leur niveau hiérarchique et les types de supports documentaires couverts.

Une première étape a consisté à analyser sommairement une cinquantaine de notes de contenu afin d'en déterminer les composantes essentielles et complémentaires. Ainsi, à partir d'un simple questionnaire, l'équipe de recherche a pu établir un modèle d'analyse préliminaire. En effectuant une première analyse des composantes des notices de contenu, il a aussi été relativement facile d'améliorer la diversité des unités de description quant aux niveaux représentés et aux supports retenus. Après de multiples ajustements, il a été possible ensuite, dans une deuxième étape, de créer un bordereau pour collecter les données plus systématiquement. Ce bordereau constitue le principal outil d'analyse permettant de valider les questions à poser ultérieurement aux données colligées dans notre base de données. Une vérification plus large de l'efficacité de ce bordereau sur un échantillon d'environ 200 notices a permis d'arrêter définitivement la structure et les composantes de notre outil d'analyse. C'est à ce moment qu'il nous a été possible de concevoir le bordereau définitif réunissant toutes les données nécessaires à l'identification de notes de contenu et permettant en même temps de consigner les données de l'analyse. Dans cette troisième étape, notre expert en informatique a pu, dès lors, traduire nos questions dans un formulaire informatique capable, grâce au logiciel FileMakerPro, de reproduire toutes les particularités du bordereau définitif. Le bordereau informatisé visait à accélérer l'entrée des données tout en facilitant et en uniformisant leur analyse par chacun des membres de l'équipe.

Tableau 1
Répartition des notices descriptives
Système de normes
RDDA
Canada
Langue
APPM
É-U
ISAD-G
Europe
Langue
MAD
Royaume-
Uni
Pays
Australie
Nouvelle-
Zélande
TOTAL
% par système
de normes
100%
25%
250
 
15%
150
40%
400
 
15%
150
 
5%
100%
Nombre de notices
1 000
150
15%anglais
 
100
10%français
50
5%Écosse
50
1 000
   
100
10%français
 
100
10%Italien
100
10%UK
   
         
100
10%espagnol
       
         
100
10%allemand
       
Documents textuels
+ supports multiples
50%
125
 
75
200
 
75
 
25
500
Fonds textuels   Environ (3/4)  
95
57 + 38
55
150
 
55
 
20
 
Fonds à supports multiples
Environ (1/4)
 
30
18 + 12
20
50
 
20
 
5
 
Documents visuels :
   Iconographiques
   Cartographiques
   Plans et dessins
   Filmiques +vidéographiques
40%
100
60 + 40
60
160
 
60
 
20
400
Documents sonores
10%
25
15 + 10
15
40
 
15
 
10
105
TOTAL
100%
250
 
150
400
 
150
 
55
1 005

L'établissement d'un corpus de notices descriptives couvrant suffisamment l'ensemble des notices élaborées selon les diverses règles de description a constitué une étape importante du projet. Il s'agissait de bâtir un corpus suffisamment riche pour révéler la plupart des faits importants relatifs à la rédaction des notices. Pour tracer un portrait représentatif présentant les éléments de description généralement utilisés, l'équipe visait surtout à déceler tous les types différents de notices de contenu, sans nécessairement vouloir atteindre une représentativité de l'ensemble des notices disponibles. Nous avons donc établi un plan de cueillette établissant des cibles assez précises pour assurer l'atteinte d'un équilibre entre les notes de contenu rédigées selon les quatre règles nationales et internationale à divers niveaux, et ce, pour tous les supports documentaires. Puisque notre recherche portait sur les éléments d'analyse utilisés dans la rédaction de notes de contenu, nous avons aussi décidé d'exclure d'emblée toutes celles qui présentaient une simple énumération de types de documents ou de sujets.


La collecte des données et leur analyse

La collecte des données sur les notices de contenu avait été perçue de prime abord comme une des étapes les plus longues à réaliser au moment où le projet de recherche a été conçu. Nous avions envisagé alors devoir contacter individuellement un grand nombre de représentants d'institutions pour leur demander de nous fournir des exemples significatifs. En réalité, même si elle demeure l'étape qui demandera le plus de temps et d'énergie de l'équipe de recherche, la méthode de cueillette des données a pu être considérablement simplifiée. Les technologies de l'information et leur utilisation par les institutions d'archives ont progressé à un tel rythme depuis le lancement du projet qu'il est désormais possible de trouver suffisamment d'exemples de notes de contenu directement dans Internet. L'équipe de recherche a donc décidé de modifier le protocole de cueillette des données en sélectionnant elle-même les fonds et les notices à analyser à partir des instruments de recherche disponibles dans les sites Internet des institutions. Ce mode de sélection non seulement assurait une certaine uniformité dans les choix, mais surtout conférait à tous les éléments de l'échantillon une particularité commune, celle de faire déjà partie d'un instrument de recherche diffusé dans Internet, donc susceptible d'intéresser des utilisateurs au-delà des seules frontières nationales. En même temps, ce contrôle direct de la sélection réduisait considérablement le travail administratif requis pour la collecte et l'entrée des données. Du coup, il a permis d'accroître et de diversifier davantage la taille de l'échantillon ; au lieu d'un échantillon de 500 notices, l'équipe visait désormais la couverture des notices d'au moins 1000 fonds décrits et permettait, lorsque possible, d'inclure l'analyse des notices aux niveaux inférieurs de ces fonds. De plus, afin de rejoindre une plus large réalité de la pratique descriptive, nous tenterons de diversifier l'échantillon des données en sélectionnant des notices provenant d'au moins 200 institutions différentes.

Le bordereau de collecte des données

Le bordereau de collecte des données a été conçu de façon à maintenir un lien efficace entre les notices analysées, les fonds d'archives d'où elles ont été extraites et les données de l'analyse proprement dites. Pour faciliter le travail de saisie et d'analyse, il a été divisé en sept parties distinctes :

  • métadonnées ;
  • éléments de portée ;
  • structure ;
  • énoncés généraux ;
  • énoncés spécifiques ;
  • répétitions et remarques.

Comme le montrent les figures 1 et 2, la configuration du bordereau permet le recours à sept écrans distincts portant chacun sur une seule des parties, mais partageant quand même trois éléments communs, soit la référence URL (l'adresse Internet de la source), le numéro du fonds (assigné par l'équipe) et le texte de la notice analysée.

Les métadonnées

Les métadonnées servent à désigner la notice et à en déterminer les principales coordonnées et particularités. Comme le montre une image de l'écran de saisie, on y retrouve surtout des informations extrinsèques à la note de contenu qui nous serviront à identifier l'institution, à caractériser la notice et, plus tard, à mieux préciser et circonscrire nos observations et nos conclusions. Outre le niveau hiérarchique visé, il est même possible d'y trouver des éléments de description déjà disponibles comme le titre et le lien avec d'autres niveaux hiérarchiques reliés et une « cote de conformité », permettant de consigner une évaluation quant à la conformité avec la norme en vigueur en fonction de la définition de la zone portée et contenu de la norme utilisée.

Figure 1
Écran de saisie des données -- Métadonnées
xx
Les éléments de la portée

Cette partie du questionnaire a pour fonction de déterminer si la note de contenu visée présente un certain nombre d'éléments normalement associés à la formulation de la portée de l'unité décrite. Éventuellement, elle vise aussi à établir les types de renseignements consignés dans cette partie de la notice, du moins pour les règles qui en prescrivent la rédaction. Contient-elle le nom du créateur de l'unité ? Exprime-t-elle un point de vue ou un parti pris ? Rappelle-t-elle la mention de responsabilité ? Énoncet- elle la raison de la création de l'entité ? Son objet ? La nature des fonctions ou activités donnant lieu à la création des documents ? La période couverte ? Le lieu de création ? Les régions ou lieux documentés ? Autant de facteurs qui nous permettent de définir la composition habituelle par une analyse des éléments de description utilisés dans chacune des notices.

La structure

Sous cette rubrique, il faut tenter de déterminer si la note de contenu décrit l'unité en faisant référence à des éléments de la structure de la notice. Les questions demeurent liées à la présence de l'une ou l'autre de ces données : le niveau hiérarchique de description est-il précisé, tel que prescrit par les RDDA (mais non prescrit dans les autres règles) ? La structure hiérarchique interne (le classement des niveaux inférieurs) est-elle mentionnée dans la plupart des cas ? L'ordre du classement est-il expliqué ou justifié ? Les subdivisions sont-elles présentées ? Se contente-t-on d'une mention du nombre de subdivisions ? Ces subdivisions sont-elles énoncées par leur titre seulement ? Le fonds est-il ouvert ou fermé ? Y annonce-t-on des versements à venir ? Y décrit-on les modifications apportées au fonds depuis son acquisition ? Les justifie-t-on ?

Les énoncés généraux

Toutes les règles requièrent que soit décrit le contenu d'une unité de description. Cette section cherche à cerner les types d'énoncés généraux généralement utilisés pour formuler cette description. Y précise-t-on de quoi traitent les documents ? Où ces derniers ont-ils été créés, produits ou reçus ? Quels fonctions, activités ou événements sont documentés ou ne sont pas mentionnés ? Y signale-t-on des conséquences ou des résultats reliés aux fonctions, activités ou événements ?

Les énoncés spécifiques

Ces énoncés sont habituellement plus détaillés ; ils portent plus particulièrement sur l'unité décrite et visent à déterminer si on y énonce un certain nombre de renseignements. Précise-t-on les raisons pour lesquelles les documents ont été créés ? La date de leur production ou de leur réception ? Quels régions ou lieux y sont documentés ? Quels sont les acteurs et leur occupation (ou fonction) ? Et la nature de la relation de ces acteurs avec les fonctions, activités ou événements en cause ? Dans les cas de documents photographiques, y précise-t-on le genre de documents ?

Les répétitions

Toutes les règles de description font de l'interdiction de la répétition de données dans une même notice une règle quasi absolue. Pour la plupart des utilisateurs des diverses règles, il s'agit probablement d'une prescription très logique qui n'est jamais remise en question, du moins théoriquement. En réalité, dans le cadre d'un examen des pratiques de rédaction des notes de contenu, pouvons-nous vraiment concevoir comment il serait possible d'élaborer une notice de contenu de type analytique sans y répéter au moins quelques-uns des éléments de description déjà consignés dans d'autres zones, surtout les zones de catalogage ? L'analyse de cette partie permettra de préciser comment ces répétitions sont énoncées. À cette fin, on déterminera si, pour une quinzaine d'éléments, l'auteur de la notice a répété des données d'autres zones, quels éléments ont été répétés et s'ils ont été simplement reproduits tels quels (rappel) ou si on y a ajouté des détails supplémentaires (précisions).

Figure 2
Écran de saisie des données -- Répétitions
xx
Les remarques

La dernière section du formulaire est conçue pour consigner toute réflexion, détail ou remarque que l'analyste croit utile de noter afin de nous permettre de déterminer, éventuellement, si d'autres questions importantes auraient dû être ajoutées ou si des réponses devraient être plus nuancées, ce que ne permettent pas de faire les autres rubriques du bordereau.


Conclusion

Nous avons qualifié les pratiques énoncées par les règles de description archivistique pour la zone de contenu ou « de portée et contenu » d'invitation à l'érection d'une nouvelle Tour de Babel en raison du manque de précision flagrant des prescriptions formulées pour en circonscrire la rédaction. L'interdiction de la répétition de données mentionnées dans d'autres zones n'est qu'un exemple bénin de l'impossibilité d'appliquer une règle. Il est plus difficile de justifier le choix laissé à l'institution, ou même à l'archiviste, de rédiger une énumération ou une analyse sans vraiment préciser les objectifs spécifiques du contenu visé ou les données minimales que la note de contenu devrait comprendre.

En établissant un diagnostic des pratiques actuelles, notre étude se propose surtout de décrire l'état des lieux à partir de cas concrets de notices déjà rédigées et diffusées. Il s'agit, à cette étape exploratoire de déterminer si, en dépit de l'absence de lignes directrices et même des contradictions entre les normes, les résultats sont compatibles ou, du moins, sont l'expression de données conciliables à un quelconque degré. À un stade plus poussé, sera-t-il même nécessaire éventuellement de tenter de convaincre la collectivité archivistique de s'engager dans un débat sur la question : cet examen viserait à déterminer si la notice de contenu d'un fonds ou d'une autre unité de description doit présenter un résumé du contenu surtout en fournissant une analyse des détails sur sa provenance et son contenu ou s'il doit plutôt prendre la forme d'un condensé analytique ou descriptif énumérant des sujets ou des thèmes indexables ; l'éventualité de retenir la simple énumération des séries ou des formes de documents, comme semblent le permettre les RDDA, ne paraît pas une solution acceptable.


Bibliographie

ARCHIVES CANADA. 2004. À propos de ce site [En ligne]. http://www.archivescanada.ca/fr/f_about.html. (Page consultée le 4 février 2004).

CAYA, Marcel. 2001. Vers une nouvelle tour de Babel ? Une comparaison des normes de description aux niveaux nationaux et international in Association des archivistes du Québec, De l'encre et du papier à la langue numérique : La convergence de la connaissance : Actes du Congrès, Jonquière, 31 mai au 2 juin 2001 : 129-142.

GAGNON-ARGUIN, Louise. 1996-1997. Analyse documentaire II : Problématiques actuelles relatives à l'analyse documentaire. Archives 28, 3-4 : 23-41.

GROUPE DE TRAVAIL SUR L'INDEXATION PAR SUJET. 1992 L'indexation par sujet en archivistique. Ottawa, Bureau canadien des archivistes, Comité de planification sur les normes de description, publication no 4.

LYTLE, Richard H. 1980. Intellectual access to archives : I. Provenance and content indexing methods of subject retrieval. The American Archivist, 43, 1 : 64-75 ; II. Report of an experiment comparing provenance and content indexing methods of subject retrieval. The American Archivist, 43,2 : 191-207.

  
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