Revue Archives
  Volume 34, nos 1 et 2, (2002-2003), pp. 139-153   
L'archivistique et les archives en Tunisie : aperçu de la situation actuelle*
Bessem Khouaja
Étudiant à la maîtrise en sciences de l'information (MSI)
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Table des matières
La Tunisie : données de base
La formation en archivistique
Historique de l'archivistique tunisienne
La législation
La loi sur les archives
La protection de la vie privée et le droit d'auteur
La structure politique nationale
La politique nationale en matière de gestion des documents
Les Archives nationales
Pour les archives courantes et intermédiaires
Pour les archives définitives
Les ministères, les établissements et les entreprises publiques
Le Conseil supérieur des archives
Les grands chantiers en matière d'archives
Le plan d'urgence
Le calendrier de conservation
Le recrutement et la formation des spécialistes en gestion des documents administratifs et d'archives
Le bâtiment d'archives
La numérisation des archives et le site Web
La gestion électronique des documents
Conclusion
Bibliographie
Textes réglementaires

* Cet article a été réalisé suite à une proposition de la part de Mme Florence Arès, coordonnatrice des stages à l'EBSI. Nous nous sommes basé essentiellement sur les publications de M. Moncef Fakhfakh, Directeur général des Archives nationales de Tunisie, puisqu'il est la seule personne ressource en la matière.

L'objectif premier de cet article est de faire le point sur la situation actuelle en matière d'archivistique en Tunisie, notamment dans les institutions publiques. Pour ce faire et après avoir présenté brièvement le contexte national tunisien, nous abordons la formation des archivistes en Tunisie ; nous nous intéressons également aux aspects législatifs qui ont contribué grandement à donner des assises solides à la pratique archivistique et à la profession comme telle. Seront présentés aussi les rôles respectifs des principaux acteurs du système archivistique actuel. Étant donné que la Tunisie a franchi maintes étapes pour instaurer sa propre politique nationale en matière de gestion de documents et d'archives, plusieurs chantiers réalisés (ou en cours de réalisation) méritent d'être abordés afin d'illustrer le parcours fait jusqu'à maintenant.

Il convient d'indiquer, dès le départ, que les transformations majeures dans le domaine n'ont vu le jour que depuis l'adoption de la loi sur les archives en 1988. Une volonté politique et un bon positionnement de l'organisme central, que sont les Archives nationales, rattaché au Premier ministère ont aidé à bien mener ces transformations.


La Tunisie : données de base

La Tunisie est un petit pays situé en Afrique du Nord. C'est un pays du Maghreb dont la superficie est de 162 155 km2. La Tunisie est limitée à l'ouest par l'Algérie (1050 km de frontière commune), au sud-est par la Libye (480 km de frontière commune), au nord et à l'est par la Méditerranée.

Le pays est régi, depuis la constitution de 1957 et la proclamation de la République, par un régime présidentiel. La langue officielle est l'arabe, avec le français comme deuxième langue. La grande majorité de la population tunisienne est musulmane (98%), avec une minorité chrétienne et juive.

La Tunisie compte, en 2001, une population de 9,6 millions d'habitants, avec un taux de croissance démographique annuel de 1,14% qui est parmi les plus faibles du continent africain. Ce taux est en déclin depuis quelques années grâce à une politique stricte de planning familial. Malgré cela, la population tunisienne demeure l'une des plus jeunes au monde : les moins de 15 ans représentent près de 30% de l'ensemble de la population, les personnes âgées entre 15 et 59 ans en représentent 61%, alors que les aînés de 60 ans et plus ne représentent qu'à peu près 9% de la population (données de l'année 2000). Il s'agit d'une population majoritairement urbaine, estimée à 62%, avec une concentration de plus que 2 millions d'habitants dans la capitale Tunis et ses banlieues (le Grand Tunis). L'espérance de vie d'un tunisien est de 69,9 ans : elle figure parmi les meilleures dans les pays en développement.

L'enseignement est obligatoire et gratuit en Tunisie jusqu'à l'âge de 15 ans. Les statistiques donnent un taux d'alphabétisation pour la population de plus de 15 ans de 69,9%. L'enseignement supérieur est en croissance. Le ministère de l'Enseignement supérieur compte, pour l'année scolaire 2001-2002, huit universités avec 121 établissements d'enseignement supérieur, dont douze instituts supérieurs d'études technologiques. L'effectif des étudiants admis à l'université s'est nettement accru pendant la dernière décennie, passant de 68 535 en 1990-1991 à 207 388 en 2000-2001. Les femmes sont au nombre de 107 673, soit 51,9% du total des étudiants inscrits (pour 50,4% en 1999-2000).

L'économie tunisienne est basée sur le tourisme et l'agriculture, quelques industries manufacturières, surtout le textile ainsi que quelques ressources naturelles comme le phosphate et le pétrole. Le produit intérieur brut (PIB) est évalué à 5 957$ US par habitant (1999). Le revenu national brut (RNB) est de 2 090$ US en 2000, alors que un RNB canadien a été évalué à 21 050$ US pour la même année.

Due à son ouverture sur le bassin méditerranéen, et sa proximité par rapport à l'Europe, la Tunisie occupe un territoire stratégique qui fait le lien entre l'Afrique et l'Europe. Le pays a accueilli différentes civilisations qui ont laissé leurs traces jusqu'à aujourd'hui et ont modelé l'identité culturelle des Tunisiens. La Tunisie était peuplée depuis la préhistoire, ses premiers habitants connus sont les Berbères. Les dates marquantes dans l'histoire de la Tunisie sont les suivantes :

  1. Époque des Puniques (814 av. J.-C. - 439) : Fondation de Carthage par des colons phéniciens, conduits par la Reine Didon, ou Elyssa. La cité s'est rapidement développée et est devenue une puissance inquiétante pour Rome. Les trois «guerres puniques» se sont achevées par la défaite de Carthage devant Rome, ce qui a mené à l'établissement de la première colonie romaine « Africa ».
  2. Époque des Byzantins (533 - 646) : Après la conquête de Carthage par les Vandales, la cité de Carthage a été reprise par les Byzantins en 533.
  3. Époque arabo-musulmane (647-1573) : Cette époque a débuté par la conquête de Oqba Ibn Nafaa de l'Afrique du nord et la fondation de Kairouan (en 670), et par la prise de Carthage par les Arabes (en 698). Plusieurs dynasties sont établies, par la suite, dans différentes régions de la Tunisie : la Dynastie des Aghlabides à Kairouan (800-909), les Dynasties Fatimide et Ziride (909-1159) à Mahdia, les Almohades (1159-1230) qui ont uni les pays du Maghreb, et les Hafsides (1236-1574) qui se sont installé à Tunis et ont régné jusqu'à 1574.
  4. L'Empire Ottoman (1574-1957) : La Tunisie a été annexée à l'Empire Ottoman et ce sont les Husseinites (1702-1957) qui ont régné pendant cette période. Leur Dynastie fondée en 1705 a duré jusqu'à la proclamation de la République le 25 juillet 1957. Le Bey est le représentant du Sultan Ottoman sur ce territoire.
  5. Le Protectorat français (1881-1956) : Il s'est établi le 12 mai 1881. La résistance anti-coloniale a duré pendant pratiquement la totalité des 75 ans de la domination française. Menée d'abord par le parti Destourien (1920), la lutte a connu un nouvel élan avec le néo-Destour à partir de 1934. La Tunisie obtenu son indépendance le 20 mars 1956.

La formation en archivistique

Les archivistes sont formés à l'Institut Supérieur de Documentation (ISD) de Tunis, une institution universitaire spécialisée dans la formation des professionnels de l'information incluant en plus des archivistes, les bibliothécaires et les documentalistes. L'ISD fait partie de l'Université de La Manouba qui regroupe, entre autres, l'Institut Supérieur des Arts et des Métiers, l'Institut Supérieur des Arts du multimédia et l'Institut de Presse et des sciences de l'information. Depuis la création de cet institut en 1982-1983, l'enseignement de l'archivistique a contribué à former une nouvelle génération d'archivistes, élément crucial pour soutenir les changements et améliorations à venir dans la situation des archives en Tunisie.

L'ouverture de l'ISD sur les évolutions disciplinaires et technologiques nationales et internationales a été une source d'enrichissement pour élargir la discipline aux extensions des sciences de l'information et de la communication (SIC) qui se substituent progressivement aux soubassements classiques de la Documentation, Bibliothéconomie et Archivistique (DBA) (Ben Henda). La formation donnée à l'ISD se compose de deux cycles universitaires. Elle est de ce fait adaptée aux besoins du marché de l'emploi donnant lieu à deux profils, à savoir archivistes et archivistes adjoints1 :

1 Ou encore bibliothécaires/documentalistes et bibliothécaires/documentalistes adjoints.
2 Désigné dans les textes législatifs par « gestionnaire de documents et d'archives ».

Depuis 1989-1990, une réforme dans le programme des études a permis de mieux situer la formation en archivistique à l'ISD par rapport aux autres disciplines, la bibliothéconomie et la documentation. Plusieurs diplômés de l'ISD, ayant opté pour la profession d'archiviste, travaillent au sein des Archives nationales et dans les ministères, ou encore dans des institutions publiques.

Toutefois, le nombre des gradués était faible par rapport aux besoins des services publics en archivistes. Cette situation a mené à l'institution d'un cycle de formation intensive en archivistique à l'ISD qui a duré trois années. Il s'agissait de recruter des diplômés ayant une maîtrise (autre que celle en DBA) au moyen d'un concours, et de les former pendant près de dix mois avant d'être affectés dans des services publics. Cela a permis un certain équilibre entre l'offre et la demande en matière de professionnels (Fakhfakh 1999).

Par ailleurs, depuis l'année universitaire 1997-1998, l'ISD et les Archives nationales ont mis sur pied un programme d'études aboutissant à l'obtention d'un Diplôme des Études Supérieures Spécialisées (DESS) en archivistique qui, sans exclure les détenteurs d'une maîtrise en DBA, est destiné en premier lieu aux détenteurs d'une maîtrise dans un autre champ disciplinaire que la DBA (droit, lettres françaises, sciences, économie, etc.). Ce programme vise la formation des conservateurs qui dirigeront par la suite des services d'archives des ministères et organismes publics, souvent liés à leur premier domaine de compétence auquel vient s'ajouter une formation ciblée en archivistique. Ce programme a pris fin cette année.

Pour ce qui est de l'organisation hiérarchique des professionnels dans le domaine, il existe cinq niveaux hiérarchiques de « gestionnaires de documents et des archives ». Leurs grades3 sont les suivants (en ordre d'importance) :

3 Fixés et définis par le décret 99-975 du 29 mars 1999.

Sur le plan de la coopération internationale, l'ISD, de même que les Archives nationales de Tunisie, entretiennent des relations avec des enseignants et des professionnels de l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information (EBSI) de l'Université de Montréal. À ce titre, M. Carol Couture, Mme Louise Gagnon-Arguin, M. Marc Lebel et Mme Dominique Maurel ont été impliqués dans l'enseignement au niveau du cycle du DESS en archivistique. Pour ce qui est de la formation des archivistes du secteur public qui sont déjà en fonction (essentiellement au sein des ministères), Mme Florence Arès et Mme Chantale Fillion ont donné des cycles de formation ciblés.


Historique de l'archivistique tunisienne

L'absence de structures administratives pendant la période ottomane (1574-1956) est une des raisons expliquant le retard qu'a connu la Tunisie pour l'instauration de traditions archivistiques. Au niveau central, les Beys qui ont dirigé le pays ont échoué à étendre leur règne et à exercer leur pouvoir sur tout le territoire. En outre, ces dirigeants sont dépourvus du sens national (appartenance tunisienne) et n'ont pas essayé de faire bouger les choses en raison de leur descendance turque et de leur dépendance totale du Sultan Ottoman à Istanbul. Au niveau régional, le caractère tribal de la population tunisienne a été un des obstacles pour l'institution de structures administratives claires et solides.

Cette situation a duré jusqu'au milieu du 19e siècle, date de la promulgation de la première Constitution tunisienne en 1861 durant la période d'Ahmed Bey. Des ébauches d'une structure administrative ont vu le jour. Cela s'est concrétisé surtout pendant la réforme administrative réalisée par le Grand Ministre Kheiredine en 1874 et 1875 : les documents publics ont été alors inventoriés, analysés et classés d'une façon satisfaisante. Aussi, la communication des documents aux différentes administrations a-t-elle été réglementée. Ainsi, le pays s'est doté d'un système de gestion des archives assez efficace. La Tunisie a été le premier pays arabe à l'établir après l'Égypte (Fakhfakh 1995, 5).

Durant la période du protectorat français (1881-1956), le dédoublement de la structure administrative tunisienne et française a rendu la situation plus complexe :

Les documents générés par les deux entités administratives de la période du protectorat ont connu des modes d'organisation et des sorts différents. Les documents de l'administration tunisienne ou Section d'État ont fait l'objet d'une organisation calquée sur celle des bureaux d'ordre au Ministère des Affaires Étrangères en France. Les documents créés sont classés selon un cadre de classement préétabli (...). Par contre, les documents générés par l'administration dirigée par le Résident Général ont été rassemblés et transférés en France après l'indépendance de la Tunisie. (Fakhfakh 1998a, 2)

La situation s'est détériorée après l'indépendance et plusieurs facteurs expliquent cet état des choses. D'abord, le départ des Français qui occupaient, dans la majorité des cas, des postes de direction dans l'administration tunisienne, de même que le manque de maturité de la nouvelle administration tunisienne « dont les cadres qui sont issus du mouvement de libération nationale, sont pleins d'ardeur patriotique mais manquent d'expérience des affaires de l'État auxquelles ils n'ont pas été associés auparavant » (Fakhfakh 1998, 3). Ensuite, d'autres facteurs sont venus s'ajouter tels la priorité d'opérer des changements radicaux aux niveaux économique et social, l'instabilité et les changements assez fréquents des membres clés de la nouvelle administration, surtout pendant les années soixante-dix, et le problème de l'utilisation des deux langues (arabe et français) dans l'administration. À ce niveau, il convient de souligner les efforts considérables que l'État a déployés pour l'arabisation de l'administration. Sur un autre plan, l'absence de manuels de procédures pour le traitement des documents administratifs a rendu la gestion de ces documents plus difficile. Enfin, l'absence de textes de loi dans le domaine des archives pouvant baliser le travail des archivistes et définir une politique nationale en la matière n'a pas aidé à instaurer des traditions archivistiques propres au pays.


La législation
La loi sur les archives

La Tunisie a vu naître sa propre législation en matière d'archives en 1988, date de la promulgation de la première loi dans ce domaine. Avant cette date, « aucun texte juridique n'a été pris à cet effet » (Fakhfakh 1999, 51) à l'exception du passage dans le décret no 70-118 du 11 avril 1970 qui cite la Division des archives générales du gouvernement4 comme service du Premier ministère. Cette législation s'est beaucoup inspirée de la loi française étant donné que la Tunisie a adopté le même modèle d'organisation administrative et que les traditions archivistiques instaurées pendant la période de protectorat français en Tunisie se sont poursuivies. Cela n'empêche pas cette loi de tenir compte des spécificités nationales.

4 L'ancien nom des Archives nationales avant la promulgation de la loi sur les archives de 1988.

Le législateur a défini ce qui est considéré comme archives pour éliminer toute confusion. Ensuite, il a donné les raisons pour lesquelles tout organisme à caractère public doit obligatoirement constituer des fonds d'archives. Ces organismes sont obligés en vertu de la loi de disposer d'un service d'archives proprement dit et de fournir toutes les conditions adéquates (ressources humaines, financières et matérielles) pour lui assurer un fonctionnement convenable permettant la gestion de leurs propres archives dès leur création jusqu'à leur versement aux Archives nationales ou leur élimination.

En outre, la loi définit « la gestion des documents » comme un processus qui comprend l'ensemble des procédures, méthodes de travail et opérations qui s'appliquent aux documents depuis leur création jusqu'à leur conservation définitive ou leur élimination (art. 7). Cette vision englobante vise à répondre aux besoins immédiats du pays. En outre, elle assure la prise en charge des documents administratifs pendant toute leur période de vie pour garantir leur sort final. De plus, cette loi crée un Conseil supérieur des archives qui est chargé de donner son avis sur les questions relatives aux archives. Sa mission est de définir et d'élaborer la politique nationale en matière d'archives, d'évaluer les réalisations et de donner des avis sur toute question en matière d'archives (art. 32).

La protection de la vie privée et le droit d'auteur

En tenant compte de la confidentialité des documents d'archives et pour protéger la vie privée et les renseignements personnels que les documents d'archives peuvent véhiculer, la loi sur les archives en a restreint la communication (art. 16) à :

  • Une période de 100 ans pour les minutes des notaires et pour les registres de l'état civil et de l'enregistrement ;
  • Une période de 100 ans à compter de la date de naissance des personnes pour les dossiers de personnel et les documents qui comprennent des renseignements personnels à caractère médical ;
  • Une période de 60 ans à partir de la date de leur création pour les actes ou documents qui comportent des informations mettant en cause une personne et donnant des renseignements à caractère privé ;
  • Une période de 60 ans à partir de la date d'un recensement ou d'une enquête pour les documents comportant des informations à caractère privé ;
  • Une période de 60 ans à partir de la date de décision ou de clôture d'un dossier pour les documents concernant les affaires portées devant la justice ;
  • Une période de 30 ans pour toutes autres archives publiques.

Pour des fins de recherche scientifique et après accord avec le service créateur des documents, la loi préconise que la communication des archives publiques peut se faire après dérogation (art. 17). Par ailleurs, les archives publiques sont aussi protégées par la loi no 94-36 du 24 février 1994, relative à la propriété littéraire et artistique, qui préconise que le droit d'auteur comprend son droit exclusif d'accomplir ou d'autoriser que soit accompli l'un des deux actes suivants : 1) reproduire l'oeuvre sous une forme matérielle quelconque, ou 2) communiquer l'oeuvre au public par tout moyen (art. 2).


La structure politique nationale

La Tunisie adhère à un régime républicain, fondé sur la souveraineté du peuple et la séparation des pouvoirs. Le Gouvernement veille à la mise en oeuvre de la politique générale de l'État, il est responsable de la gestion et l'application de cette politique devant le Président de la République. Son action est dirigée et coordonnée par le Premier ministre (Portail du Gouvernement tunisien). Le Gouvernement tunisien est composé de 28 ministères, de plusieurs secrétariats d'État ainsi que des établissements et entreprises à caractère public. Toutes ces institutions sont obligées de verser leurs archives aux Archives nationales qui est le premier responsable de la gestion de ces documents et de leur sort.

Par ailleurs, le territoire tunisien est divisé en 23 gouvernerats, chacun dirigé par un maire. Ces gouvernerats sont, pour leur part, divisés en plusieurs municipalités. La plupart des affaires locales, dont la tenue de l'état civil, se font sur place, ce qui génère une masse documentaire considérable. Tous les documents produits par ces institutions sont gérés par leurs propres services et ne sont donc pas centralisés : cela est dû à l'absence de centres d'archives régionaux. Ces centres sont prévus par la loi sur les archives, mais les circonstances actuelles ne permettent pas de les mettre en oeuvre étant donné les priorités que nous abordons un peu plus loin dans cet article.


La politique nationale en matière de gestion des documents

L'archivistique tunisienne se caractérise principalement par sa « conception englobante des archives qui devrait conduire à la prise en charge des documents du secteur public dès leur création et jusqu'au sort définitif qu'on leur réserve » (Fakhfakh 1998a, 6). Les principaux acteurs du système archivistique tunisien sont les Archives nationales, les services publics, créateurs des documents, et le Conseil supérieur des archives.

Les Archives nationales

Cette institution a été créée par la loi no 88-95 du 2 août 1988 relative aux archives. La loi préconise la création d'un établissement public à caractère administratif, doté de la personnalité civile et de l'autonomie financière, placé sous la tutelle du Premier ministère (art. 35). Les Archives nationales sont dirigées par un directeur général nommé par le Premier ministre. Deux grandes sections effectuent toutes les tâches archivistiques qui sont premièrement la section de traitement des documents et des archives, qui s'occupe de la gestion des archives intermédiaires et des archives définitives, et deuxièmement la section de conservation et de communication des archives.

Les Archives nationales emploient actuellement une quarantaine de personnes, dont une vingtaine sont des gestionnaires de documents et d'archives. Elles jouent un double rôle en matière de gestion des documents :

Pour les archives courantes et intermédiaires

Les Archives nationales ont un rôle de coordinateur pour tous les établissements à caractère public et de contrôleur de l'exercice du métier sur tout le territoire ainsi que du respect de la loi sur les archives.

Cette institution a plusieurs missions se résumant ainsi : chapeauter et diriger tous les grands chantiers archivistiques dans le pays, veiller sur le bon fonctionnement des services d'archives dans les ministères et les établissements publics en donnant conseil et soutien et en fournissant une assistance technique, faciliter l'élaboration des programmes de gestion des documents, approuver les calendriers de conservation, contrôler les conditions de conservation des documents administratifs (art. 37), et enfin veiller sur la protection de la discipline lors de l'engagement de personnel5.

5 Les Archives nationales ont aboli la mauvaise habitude de nommer des non spécialistes dans le domaine archivistique. Aussi, s'occupent-elles de l'organisation des concours nationaux pour le recrute-ment des gestionnaires des documents et des archives et les affecter dans les ministères et les établissements publics.

Pour les archives définitives

Les Archives nationales ont pour mission principale d'oeuvrer à la sauvegarde du patrimoine archivistique national en veillant sur la collecte, la conservation, le traitement et la communication de tous les fonds d'archives des organismes et des établissements publics. Les Archives nationales sont appelées à faciliter l'accès aux archives, à promouvoir le domaine des archives par la formation continue et la coopération internationale. (art. 37)

En matière de traitement des archives définitives, les Archives nationales sont sur le point d'achever le traitement de tous les documents datant d'avant l'indépendance selon les règles internationales de description (ISAD (G)) définies par le Conseil international des archives. Les notices bibliographiques sont stockées dans une base de données créée avec le logiciel CDS-ISIS6 et sont accessibles aux chercheurs. En plus, les Archives nationales sont en cours de préparer une liste d'autorité normalisée de tous les termes utilisés pour la description des archives définitives.

6 Logiciel gratuit développé par l'Unesco.

Les ministères, les établissements et les entreprises publiques

Les ministères, les établissements et les entreprises publiques, les collectivités publiques locales, les organismes privés chargés de la gestion d'un service public ainsi que les officiers publics sont tenus par la loi d'instituer des services de gestion des documents dans leurs organismes respectifs pour gérer les documents administratifs pendant leur âge actif et semi-actif. Ils sont obligés par la loi d'assurer la survie de ce service en affectant du personnel qualifié et en se procurant les ressources financières et matérielles nécessaires.

Cette méthode est favorisée pour responsabiliser les services publics en leur laissant le soin d'assurer les ressources nécessaires qui seront plus importantes et mieux adaptées que celles pouvant être procurées par un système centralisé (Fakhfakh 1999, 55). Ainsi, ces services auront un peu d'autonomie pour prendre les mesures adéquates qui conviennent à la nature de leur organisation. Il est important, par ailleurs, d'instaurer un échange et une certaine coordination entre les différents organismes publics. Ceux-ci sont tenus par la loi d'élaborer et de mettre en application un programme de gestion de leurs documents en collaboration avec les Archives nationales (art. 7). En outre, ils doivent établir des liens étroits avec les Archives nationales pour l'élaboration des procédures archivistiques, pour faire approuver leur calendrier de conservation par cette institution, pour demander des visas de destruction (accords) des documents et pour verser périodiquement leurs archives définitives aux Archives nationales.

Le Conseil supérieur des archives

Le Conseil supérieur des archives est un organisme consultatif présidé par le Premier ministre en plus d'une dizaine d'autres ministres, ainsi que du directeur général des Archives nationales7 . Un Comité technique assure la préparation des dossiers à soumettre au Conseil. Ce Comité est composé de professionnels, d'enseignants dans le domaine des sciences de l'information et de représentants des utilisateurs.

7 La composition du conseil a pris cette forme suite au décret no 94-1618 du 26 juillet 1994.

Ce Conseil a pour mission de tracer les grandes lignes de la politique nationale en matière d'archives, de prendre les décisions nécessaires pour assurer le développement de ce secteur jugé stratégique, d'évaluer les réalisations et de donner des avis sur toute question liée aux archives.


Les grands chantiers en matière d'archives

Dans cette partie nous allons aborder les étapes déjà franchies ainsi que les projets à réaliser après la promulgation de la loi sur les archives.

Le plan d'urgence

Il s'agit d'un plan pour l'assainissement de la situation des documents administratifs accumulés dans les locaux de l'administration tunisienne et ce, pour tenter de sauver les documents ayant un intérêt soit pour la recherche scientifique, soit pour la justification des droits ou encore pour la mémoire collective. Ce plan a été nécessaire pour faire le point sur la situation des archives dans le pays, notamment après l'indépendance. Une équipe de travail a été constituée en avril 1992 pour son élaboration.

Il était d'abord question d'identifier et de localiser les documents d'archives des ministères et des établissements publics qui sont entreposés dans plusieurs endroits éparpillés. Ensuite, une étape d'élimination des documents ayant perdu toute valeur (administrative, financière ou légale) a été planifiée. Par la suite, les efforts se sont concentrés sur l'étude des besoins des services publics en termes de ressources humaines, financières et matérielles permettant la mise en place d'un système efficace d'archivage des documents (Fakhfakh 1998a). L'assainissement s'est terminé vers la fin du mois de décembre 1995. Afin de pouvoir éliminer les documents de manière rationnelle, l'élaboration d'un calendrier de conservation se présentait comme une nécessité.

Le calendrier de conservation

Pour gérer cette masse considérable de documents qui s'est accumulée depuis des décennies, il a fallu procéder à l'identification des documents destinés à être conservés définitivement et à l'élimination de ceux considérés inutiles. La première démarche « consiste à dresser une liste nominative des documents courants après dépouillement de tous les types des documents que produit ou reçoit la structure publique au cours de son activité, et à établir une fiche signalétique pour chacun d'entre eux. La nomenclature servira de base pour l'élaboration du calendrier de conservation et du plan de classement » (Fakhfakh 1998a,).

L'élaboration de cet outil de gestion a été répartie en deux grandes parties :

  1. Une partie concernant les documents communs qui sont générés et gérés par tous les organismes publics, comme les dossiers du personnel, la comptabilité publique, les procès-verbaux, ainsi de suite. Cette tâche fut achevée en début de l'année 2000 et un calendrier officiel des documents communs a été adopté par décision du Premier ministre en date de 3 octobre 2000 et publié par le Journal officiel de la République tunisienne. Celui-ci doit être appliqué par tous les services d'archives au pays.
  2. Une deuxième partie se rapporte aux documents spécifiques qui relèvent des préoccupations des services concernés. Chaque service a été appelé à dresser une liste des délais de conservation pour ces documents spécifiques, qui doit être promulguée par les Archives nationales. Plusieurs services concernés ont obtenu l'accord d'appliquer les règles de conservation adoptées et ont commencé par la même occasion l'opération de l'élimination. D'autres services sont en train de rectifier quelques règles de conservation et attendent l'accord final. Ces recueils sont présentement à l'étude par les responsables des Archives nationales.
Le recrutement et la formation des spécialistes en gestion des documents administratifs et d'archives

Pour la mise en oeuvre du programme national de gestion des documents administratifs, une politique de recrutement des spécialistes a été adoptée par le Conseil supérieur des archives et ce, pour recruter 300 spécialistes de différentes catégories. Les statistiques des Archives nationales montrent que 193 spécialistes ont été recruté durant la période 1999-2002 dont 42 gestionnaires conseillers de documents et d'archives, 42 gestionnaires de documents et d'archives et 109 gestionnaires adjoints de documents et d'archives. Notons que le nombre des spécialistes en archivistique en Tunisie en 1984 se limite au nombre de 3 spécialistes (Fettahi 1984, 110). En 1998, le nombre de ces spécialistes a été évalué à 243 de différentes catégories (Statistiques des Archives nationales).

En outre, un programme de formation et de soutien a été adopté pour initier le personnel des organismes publics en exercice à mieux appliquer les nouveaux outils de gestion des documents administratifs. Pour cela, un programme de formation des formateurs a été organisé en juin 2001 « pour aider les gestionnaires de documents à former ultérieurement le personnel de bureau et de secrétariat des ministères et des organismes publics pour concrétiser le plan d'action » (Arès et al. 2001, 5).

Le bâtiment d'archives

Les Archives nationales se sont dotées ces dernières années8 d'un bâtiment pour entreposer les archives définitives. Ce bâtiment est situé sur « une colline en confluence entre une zone administrative (8 ministères environ dont le Premier ministère) et une zone à vocation universitaire » (Fakhfakh 1998a, 10). Aussi, ce bâtiment occupe-t-il le même terrain prévu pour la construction du nouvel édifice de la Bibliothèque nationale. En outre, il est bien desservi par un service de transport public fréquent.

8 Ce bâtiment est en fonction depuis fin décembre 1998.

Le bâtiment respecte toutes les normes internationales en vigueur en matière de température, d'hygrométrie, de protection contre la lumière, le feu et le vandalisme. Il est aussi intégré dans l'espace architectural grâce à son architecture « typiquement tunisienne, sobre et fort élégante à la fois » (Ben Attia 1997). D'une surface d'environ 18 200 m2, le bâtiment peut stocker 52 km de rayonnage avec une possibilité d'extension prévue, dès la phase de sa conception, d'une capacité de 22 km de rayonnage (Fakhfakh 1998b, 48). Actuellement, les fonds déjà entreposés aux Archives nationales occupent environ 6 km de rayonnage et il est estimé que l'édifice satisfera les besoins pour une quarantaine d'années (Ben Attia 1997).

Un nouvel édifice est en cours de réalisation pour l'entreposage des archives intermédiaires des ministères, des collectivités publiques, des établissements et des entreprises publiques. Ce projet est mené pour remédier au manque d'espace de stockage des documents, surtout dans les ministères. Les études sont en cours et le terrain est déjà sélectionné. Cet édifice sera situé dans la banlieue de Tunis, à 15 km de la capitale, il servira à centraliser les documents administratifs et à respecter l'application de leurs délais de conservation.

La numérisation des archives et le site Web

Les Archives nationales ont élaboré un plan de numérisation des archives définitives d'abord pour des raisons de préservation des documents papier, mais aussi pour faciliter leur consultation dans leur version numérique. Les Archives nationales disposent d'une unité de numérisation ainsi que d'un service de microfilmage qui est actif depuis trois ans. Une multitude de collections sont en cours de numérisation mais elles ne sont pas encore consultables. De même, un site Web est en cours de réalisation en collaboration avec l'Association internationale des archives francophones (AIAF) dans le cadre du projet de « Portail archivistique francophone ». Ce site sera disponible dans les mois à venir.

La gestion électronique des documents

La Tunisie a fait des pas considérables dans le domaine de l'information électronique. Tous les ministères, les établissements à caractère public, les institutions financières et les institutions de services sont équipés de technologie d'information et plusieurs transactions se font à travers ces nouveaux moyens de communication. Le taux de connexion des administrations et des entreprises publiques est de 18% de l'ensemble des utilisateurs et détiennent 44% des comptes d'accès à Internet.

Le travail en réseau est de plus répandu dans l'administration et l'utilisation du réseau des réseaux, Internet, est de plus en plus fréquent. Ce développement est surtout notable dans le domaine de l'enseignement, dans les bibliothèques publiques et dans les centres publics d'Internet (les Publinets). Malgré le coût des infrastructures de communication, qui est encore jugé excessif par rapport aux pays développés, l'administration tunisienne utilise davantage ces ressources. Aujourd'hui, la majorité des ministères disposent d'un site Web qui véhicule des informations qui sont gérées par ces institutions, mais la tradition de communiquer par courrier électronique est limitée, surtout pour la communication formelle ; ainsi tous les échanges se font par téléphone ou par courrier traditionnel.

L'État tunisien est conscient de l'importance de répandre l'usage de ces technologies dans tous les domaines et parmi toutes les catégories de la société, surtout chez les jeunes, car ces moyens sont essentiels pour le développement économique. Pour promouvoir ce domaine, l'État a instauré un Secrétariat d'État à l'informatique et une Agence nationale d'Internet qui s'occupe de l'organisation de ce secteur stratégique. La Tunisie a été un pays précurseur dans l'adoption d'une loi relative aux échanges et au commerce électronique. Cette loi a été promulguée le 9 août 2000.

Le chapitre II de cette loi traite des documents électroniques ainsi que de la signature électronique :

La conservation du document électronique fait foi au même titre que la conservation du document écrit. L'émetteur s'engage à conserver le document électronique dans la forme de l'émission. Le destinataire s'engage à conserver ce document dans la forme de la réception. Le document électronique est conservé sur un support électronique permettant : la consultation de son contenu tout au long de la durée de sa validité ; sa conservation dans sa forme définitive de manière à assurer l'intégrité de son contenu ; la conservation des informations relatives à son origine et sa destination ainsi que la date et le lieu de son émission ou de sa réception. (article 4)

Malgré cette situation favorable, aucune mesure n'a été prise jusqu'à aujourd'hui pour gérer ces nouvelles archives. Cela est du au fait que tous les efforts se sont concentrés sur la mise en oeuvre du programme national de gestion des documents papier.


Conclusion

L'expérience tunisienne en matière d'archives proprement dite ne date que d'une décennie mais les étapes déjà franchies sont à notre avis de grande envergure et de grande importance. La Tunisie a fait des pas sûrs pour instaurer des traditions archivistiques sur des bases solides et surtout pour rattraper son retard. Il est à noter que l'implication de la Tunisie dans les organisations tant au niveau régional qu'au niveau international a été un élément important pour instaurer des traditions archivistiques qui respectent les normes internationales en la matière, en s'inspirant des autres expériences réalisées dans ce domaine, surtout dans les pays qui sont dans une situation similaire.

L'expérience tunisienne est, par ailleurs, innovatrice puisqu'elle essaie d'établir une base solide pour entreprendre le traitement des archives courantes et intermédiaires. Au début, un cadre juridique a était établi pour la mise en place des règles de gestion et des institutions appelées gérer les programmes, puis un inventaire général a été réalisé afin d'éclaircir la situation et de bien cerner les besoins des services publics. Ensuite, en se basant sur cet inventaire, plusieurs décisions ont été prises : la construction d'un bâtiment pour la conservation des archives définitives, la formation des cadres supérieurs et des cadres moyens pour l'élaboration des programmes, la mise en place d'un programme au niveau national pour la conception des outils de gestion des documents que sont le calendrier de conservation et le plan de classement. Cela explique, en quelque sorte, le retard que le pays a pris ces dernières années mais aussi les moyens mis en oeuvre pour le rattraper en élaborant un programme de gestion de documents efficace et bien établi.


Bibliographie

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Textes réglementaires

RÉPUBLIQUE TUNISIENNE. Loi no 88-95 du 2 août 1988 relative aux archives.

RÉPUBLIQUE TUNISIENNE. Loi no 2000-83 du 9 août 2000 relative aux échanges et au commerce électronique.

RÉPUBLIQUE TUNISIENNE. Loi no 94- 36 du 24 février 1994 relative à la propriété littéraire et artistique.

RÉPUBLIQUE TUNISIENNE. Décret no 88-1981 du 13 décembre 1988 fixant les conditions et les procédures de la gestion des archives courantes et archives intermédiaires, du tri et élimination des archives, du versement des archives et de la communication des archives publiques.

RÉPUBLIQUE TUNISIENNE. Décret no 88-1377 du 13 décembre 1988 portant sur l'organisation et le fonctionnement des Archives nationales.

RÉPUBLIQUE TUNISIENNE. Décret no 93-1451 du 5 juillet 1993 relatif à la responsabilité en matière de gestion et de conservation des documents administratifs.

RÉPUBLIQUE TUNISIENNE. Décret no 99-675 du 29 mars 1999 fixant le statut particulier au corps des gestionnaires de documents et d'archives.

RÉPUBLIQUE TUNISIENNE. Décret no 99-1036 du 17 mai 1999 complétant le décret n? 99-675 du 29 mars 1999, fixant le statut particulier au corps des gestionnaires de documents et d'archives.

RÉPUBLIQUE TUNISIENNE. Décret no 98-2548 du 28 décembre 1998, modifiant le décret n?88-1981 du 13 décembre 1988, fixant les conditions et procédures de la gestion des archives courantes et archives intermédiaires, du tri et élimination des archives, du versement des archives et de la communication des archives publiques.

RÉPUBLIQUE TUNISIENNE. Circulaire du Premier ministre no 8 du 9 février 1996, chapitre 14, relatif au programme de gestion des documents administratifs et d'archives.

RÉPUBLIQUE TUNISIENNE. Décision du Premier ministre en date du 3 octobre 2000 concernant l'adoption des calendriers de conservation pour les documents communs des ministères et des institutions publiques.

  
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