Dans le cadre de leur travail, les individus utilisent différents formats technologiques (par exemple, des documents papier, des courriels, des pages Web, des documents bureautiques) qui peuplent leur espace documentaire personnel (Gagnon- Arguin 1999 ; Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec 2004 ; Henderson 2004). Ces formats technologiques sont le plus souvent organisés séparément selon différentes applications ou systèmes d'organisation (par exemple, un système de gestion des documents papier, un système de gestion des répertoires et fichiers, un système de gestion du courriel, un système de gestion des favoris) (Dumais et al, 2003 ; Henderson 2003 ; Boardman et Sasse 2004). L'espace documentaire personnel est donc un espace fragmentaire, morcelé parmi les différents systèmes, et obligeant le plus souvent la conception par un même individu de plusieurs schémas de classification possédant des caractéristiques variées pour répondre à différents besoins personnels (Boardman 2001a ; Boardman et Sasse 2004 ; Jones 2007).

Si des recherches récentes ont commencé à s'intéresser aux différents schémas de classification mis en place par un même individu pour organiser ses documents sous les différents systèmes qui lui sont proposés (Alvarado et al. 2003 ; Boardman et Sasse 2004), les recherches précédentes1 relatives à l'organisation et au repérage des documents se sont le plus souvent limitées à un seul format technologique en raison de la difficulté d'analyse causée par cette diversité d'outils d'organisation et de besoins (Jones et Maier 2003).

1 Plusieurs études se sont intéressées à la façon dont les individus organisent leurs documents papier (Cole 1982 ; Malone 1983 ; Suchman et Wynn 1984 ; Lansdale 1988 ; Kwasnik 1989 ; Blomberg, Suchman et Trigg 1994 ; Whittaker et Hirschberg 2001), leurs courriels (Whittaker et Sidner 1996), leurs pages web (Abrams, Baecker et Chignell 1998 ; Jones, Dumais et Bruce 2002) et leurs documents électroniques (Carroll 1982 ; Kidd 1994 ; Barreau 1995 ; Barreau et Nardi 1995 ; Kaptelinin 1996 ; Chapman 1999 ; Boardman 2001 ; Ackerman et al. 2003 ; Henderson 2004).

Dans le cadre de notre recherche, nous avons restreint l'étude à l'organisation des documents administratifs créés par des applications bureautiques et qui sont localisés dans le système de répertoires et de fichiers du poste informatique personnel d'un individu. Ce choix est lié à des contraintes de temps et au fait que presque tous les documents de bureau sont depuis quelques années créés grâce à l'outil électronique et ne sont plus systématiquement imprimés sur papier ou enregistrés sur un serveur (Skupsky 1999 ; Dhérent et collaborateurs 2002 ; Patterson et Sprehe 2002 ; Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec 2004).

Le niveau de structuration de l'organisation de L'espace documentaire personnel (et par conséquent le repérage à l'intérieur de cet espace) est également lié à la valeur informationnelle (l'utilité personnelle ou institutionnelle) des documents, qui évolue à travers le temps. Les recherches de Cole (1982), de Hertzum (1993) et de Barreau et Nardi (1995) ont permis d'identifier trois types d'information qui s'apparentent aux trois âges du cycle de vie des documents d'archives (Pérotin 1961) : 1) l'information action (action information), soit l'information d'intérêt à très court terme, et dont la durée de vie est de quelques heures ou de quelques jours, se manifeste par des documents tenus « à portée de main », le plus souvent empilés sur le bureau (virtuel ou non), 2) l'information de travail (working information), soit l'information pertinente pour une tâche, un projet ou une activité et qui est utilisée pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois, se manifeste par des documents vaguement organisés sur des étagères ou dans un système de classeurs ou de répertoires électroniques, et 3) l'information archivée (archived information), à savoir l'information de référence qui peut être conservée plusieurs mois ou plusieurs années sur les postes de travail des employés. l'utilité de l'information « archivée » pour l'individu n'est pas clairement établie. Bien que rarement utilisés, les documents qui véhiculent ce type d'information sont le plus souvent organisés et repérés à travers un vaste schéma de classification (Berlin et al,1993 ; Kidd 1994 ; Barreau et Nardi 1995 ; Whittaker et Hirschberg 2001 ; Henderson 2003 ; Boardman et Sasse 2004).

Pour Hertzum (1999), l'évolution du niveau de structuration de l'organisation de L'espace documentaire personnel, qui part d'une organisation spatiale vaguement structurée et qui s'appuie sur la capacité de la mémoire pour aller ensuite vers des schémas de classification plus élaborés, suit le cycle de vie des documents qui passent de l'état « actif » (action information) à celui d'« inactif » (archived information). La caractérisation de cette dimension temporelle est utile dans le cadre de notre recherche, car elle rend également possible la catégorisation des modes de repérage mis en place par les individus allant de modes de repérage spatiaux ou qui s'appuient sur la capacité de la mémoire (piles) à des modes de repérage fortement structurés (files) (Henderson 2003).

Les recherches sur les pratiques de repérage observées dans le domaine de la gestion personnelle de l'information consignée sur support électronique ont permis de distinguer deux situations distinctes : 1) le repérage est effectué par le créateur et organisateur même de L'espace documentaire, et 2) le repérage est effectué par une tierce personne étrangère au contenu et à l'organisation de cet espace documentaire.

Dans la situation où le repérage est réalisé par le créateur et organisateur de L'espace documentaire, Lansdale (1988) et Berlin et al. (1993) rapportent que le repérage consiste à localiser un document déjà manipulé et qui a été personnellement nommé et classé à l'intérieur de la structure arborescente des répertoires. Dans ce cas, le repérage est basé sur des processus cognitifs tels que la mémorisation d'une ou de plusieurs caractéristiques du document recherché (Lansdale et Edmonds 1992 ; Berlin et al. 1993 ; Barreau et Nardi 1995 ; Adar, Karger et Stein 1999 ; Farrell et al. 2002 ; Alvarado et al. 2003 ; Ravasio, Schar et Krueger 2004). Lansdale et Edmonds (1992) indiquent qu'il peut s'agir de L'apparence du document, du contexte temporel (« We were handling that just before Christmas ») ou de sa relation avec l'information contextuelle (par exemple, le contexte de production ou de réception passé ou présent). d'autres individus, au contraire, privilégient L'effort cognitif lié à la classification pour réduire L'effort cognitif lié au repérage basé sur la capacité de la mémoire (Lansdale 1988). Quelle que soit L'approche (mémorisation ou classification), Chapman (1999) et Boardman et Sasse (2004) observent que la situation dans laquelle un individu est incapable de repérer ses propres documents électroniques reste occasionnelle tout en étant perçue comme extrêmement frustrante. l'échec au niveau du repérage d'un document serait lié à la destruction, à L'archivage des documents, à une organisation documentaire désordonnée ou à une erreur de classement (Boardman et Sasse 2004).

Le repérage effectué par une tierce personne implique de localiser un document qui n'a probablement jamais été entrevu ni manipulé, mais qui se trouve classé là, « quelque part », dans le schéma de classification créé par un collègue ou un ancien employé, depuis plusieurs mois, ou plusieurs années, dans le cadre d'un contexte de production particulier (Hertzum 1999). Le repérage d'un document s'appuie ici sur la capacité de cette personne à comprendre et à interpréter un schéma de classification conçu par autrui (Hertzum 1999). Dans ce cas, le processus de repérage peut être qualifié de subjectif puisqu'il existe plusieurs interprétations possibles d'un même schéma en raison du « caractère pluriel de toute lecture » (Senécal 1997-1998, 53). Les recherches sur la notion de genre permettent cependant d'anticiper que la qualité de l'interprétation d'un schéma de classification personnel dépend de L'appartenance de l'interprète à la même communauté de discours5 que le créateur et utilisateur principal de ce schéma (Orlikowski et Yates 1994). Berlin et al. (1993) donnent L'exemple de documents relatifs au congrès INTERCHI (« International Conference on Human Factors in Computing Systems ») qui seraient en fait classés sous un répertoire intitulé CHI (« Conference on Computer-Human Interaction »). Une telle simplification ne serait significative que pour les individus (par exemple, les membres d'une même équipe ou communauté scientifique) qui connaîtraient déjà la relation entre INTERCHI et CHI.

5Une communauté de discours est un groupe de personnes liées par une occupation ou des intérêts spéciaux et qui partagent un ensemble de connaissances, de possessions et de comportements (Bergquist et Lujungberg 1999).

Alors que des recherches empiriques ont évalué le repérage de documents électroniques par le producteur même de L'espace documentaire (Barreau et Nardi 1995 ; Nardi et Barreau 1997 ; Chapman 1999 ; Boardman et Sasse 2004 ; Ravasio, Schar et Krueger 2004), aucune ne s'est intéressée au repérage réalisé par une tierce personne.

La façon dont les documents peuvent être repérés est étroitement liée à la capacité des mécanismes de repérage proposés aux individus (Chu, 2003). Gagnon- Arguin et Bannouri (1998) notent que, dans le cas des documents électroniques, le repérage n'est pas aussi lié à la classification que pour les documents sur support papier, les systèmes informatiques proposant d'autres moyens pour effectuer cette tâche. Dans le même sens, Barreau et Nardi (1995) et Ravasio, Schar et Krueger (2004) identifient deux mécanismes fondamentalement différents conçus et proposés aux individus pour effectuer le repérage des documents électroniques entreposés sur le poste informatique d'un individu : 1) l'utilisation d'expressions logiques, c'est-à-dire l'utilisation d'un outil de recherche proposé par le système d'exploitation, ou 2) L'accès aux documents à partir de la structure arborescente de répertoires.

Dans le cas d'un repérage « logique » (i.e. qui utilise des expressions logiques), qui est aussi appelé « recherche » (Boardman et Sasse 2004) ou « téléportage » (Alvarado et al. 2003), un individu se « téléporte » directement au document recherché à partir de la saisie de mots-clés ou du nom du fichier dans un outil de recherche.

Le repérage « manuel » (ou sensoriel6) des documents est aussi désigné par les termes « navigation » (Barreau et Nardi 1995 ; Boardman et Sasse 2004) ou « orientation » (Alvarado et al. 2003). Ce mécanisme de repérage implique l'utilisation de l'information contextuelle pour se rapprocher du document cible recherché à travers L'arborescence de répertoires, souvent par une série d'étapes (O'Day et Jeffries 1993 ; Alvarado et al. 2003 ; Ravasio, Schar et Krueger 2004). l'individu doit d'abord identifier le répertoire où le document est classé et doit ensuite afficher la liste des documents contenus dans ce répertoire. l'identification du document recherché s'effectue à partir de l'interprétation de la signification des noms de répertoires et de fichiers ou d'autres attributs donnés par le système (par exemple, la date de modification ou la taille du fichier) (Jones, Bruce et Dumais 2001 ; Boardman et Sasse 2004).

6Nous pensons que le repérage manuel pourrait également être qualifié de sensoriel puisque dans le cas de L'accès par navigation à un document particulier, l'oeil parcourt les niveaux avec plus ou moins de rapidité afin d'y identifier des signes discriminants qui permettent de s'arrêter sur le choix d'un répertoire plutôt qu'un autre.

Barreau et Nardi (1995), Alvarado et al. (2003) et Ravasio, Schar et Krueger (2004) rapportent que les utilisateurs sont généralement très réticents à faire le repérage au moyen des outils de recherche en raison de L'effort cognitif requis pour spécifier complètement le besoin documentaire et toutes ses métadonnées (par exemple, la fonctionnalité de recherche de Windows oblige le plus souvent à mémoriser les noms exacts des fichiers correspondants aux documents recherchés). Il apparaît dans les études empiriques que seuls les individus expérimentés dans l'utilisation d'un ordinateur personnel utilisent occasionnellement ces outils, et cela en dernier recours, c'est-à-dire lorsqu'ils n'ont aucune idée de L'endroit où le document peut être entreposé, lorsqu'ils ont besoin d'accéder à une information très précise ou lorsqu'ils ont besoin de repérer un document dans un espace de stockage partagé dont le contenu documentaire est mal connu (Nardi et Barreau 1997 ; Alvarado et al. 2003 ; Boardman et Sasse 2004 ; Ravasio, Schar et Krueger 2004).

Dans notre recherche, nous évaluons prioritairement L'efficacité du repérage manuel d'un ensemble donné de documents à partir de la navigation dans la structure arborescente de répertoires et sous-répertoires, que nous considérons comme un outil d'organisation intellectuelle et physique (i.e. comme un schéma de classification) des espaces documentaires électroniques personnels.

Le premier objectif de notre recherche était de décrire les caractéristiques de schémas de classification personnels des employés. En L'absence d'un instrument d'analyse spécifique des schémas de classification personnels, nous avons conçu un modèle ou grille d'analyse qui tient compte des caractéristiques multidimensionnelles de ces langages classificatoires particuliers. La littérature scientifique a servi de cadre de référence pour la conception de cette grille d'analyse des schémas de classification personnels. Plus précisément, nous nous sommes penchées sur la théorie de l'organisation des connaissances (Maniez 1987 ; Iyer 1995), les méthodes de travail et les résultats de recherches dans les domaines de la gestion personnelle de l'information (Jones, Dumais et Bruc, 2002 ; Gonçalves et Jorge 2003 ; Boardman et Sasse 2004 ; Henderson 2003 ; Khoo et al. 2007) et des sciences de l'information (Van der Walt 1998 ; Hudon 2001 ; Zins 2002). Cette grille d'analyse nous a permis d'examiner et de décrire de manière uniforme et systématique les caractéristiques structurelles (par exemple, le nombre de classes principales), logiques (par exemple, le critère de division privilégié) et sémantiques (par exemple, les stratégies d'abréviation observées dans la dénomination des classes) des schémas de classification personnels.

Dans le domaine de la gestion personnelle des ressources informationnelles (« Personal information management »), les schémas de classification personnels ont été caractérisés à partir d'indicateurs de mesure de leur structure hiérarchique ou arborescente (Gonçalves et Jorge 2003 ; Boardman et Sasse 2004 ; Henderson 2004 ; Khoo et al. 2007). Les principaux indicateurs de mesure utilisés sont relatifs à l'étendue (i.e. au nombre de classes principales et au nombre moyen de classes à chaque niveau) et à la profondeur (par exemple, le nombre maximum et le nombre moyen de niveaux hiérarchiques). d'autres indicateurs sont relatifs à la complexité (i.e. au nombre total de classes) et à l'équilibre de la structure arborescente (i.e. à l'écart-type de la moyenne du nombre de classes à chaque niveau) (Gonçalves et Jorge 2003 ; Henderson 2004).

La théorie de la classification (Maniez 1987 ; Richmond 1990 ; Langridge 1992 ; Iyer 1995 ; Bowker et Star 2000) confirme la dimension structurelle des schémas de classification puisqu'il y est fait mention de profondeur (par exemple, le nombre de niveaux) et d'étendue (par exemple, le nombre de classes principales) de la structure. En sciences de l'information, les caractéristiques structurelles des schémas de classification conçus pour organiser les ressources Web ont ainsi été étudiées en regard des règles théoriques de classification (Van der Walt 1998 ; Hudon 2000 ; Zins 2002). Les principaux indicateurs utilisés par ces chercheurs sont essentiellement le nombre de classes et le nombre de niveaux hiérarchiques.

Est-ce que ces indicateurs sont suffisants pour caractériser un schéma de classification ? On ne peut limiter L'analyse des schémas de classification uniquement à leur dimension structurelle. l'étude de la théorie de la classification nous apprend que la classification doit aussi être logique et compréhensible.

Un schéma de classification doit théoriquement respecter le principe de division logique qui consiste à utiliser une seule caractéristique à chaque étape ou niveau de division, ce qui permet d'assurer L'exclusivité mutuelle des classes (Maniez 1987 ; Van Der Walt 1998 ; Bowker et Star 2000). Selon ce principe, les différentes notions sont réparties dans un ordre logique à l'intérieur de classes qui s'emboîtent du général au plus précis, ce qui permet de répondre généralement aux attentes des utilisateurs, de fournir un élément de cohérence important et de permettre une exploration méthodique (Maniez 1987 ; Maniez 1991 ; Langridge 1992 ; Canonne 1993 ; Molholt 1995 ; Jacob 2004). Notre modèle prévoit une analyse des concepts représentés par les énoncés des classes utilisées pour classifier les documents. Cette analyse fait la distinction entre les concepts représentés par les classes du premier et deuxième niveau hiérarchique en vue d'identifier les critères de division logique qui sont privilégiés par les employés et de vérifier les résultats de Boardman et Sasse (2004), Henderson (2005) et Khoo et al. (2007).

Le modèle d'analyse de la dimension logique des schémas de classification examine l'ordre de succession des classes. Cet ordre de succession des classes peut être sans importance puisque cela n'affecte en rien la logique du schéma de classification. Toutefois, la similitude de l'ordre de succession des classes principales d'un schéma de classification à un autre permet une adaptation et donc une utilisation plus rapide d'un schéma de classification dont la structure est familière. Nous avons examiné dans notre recherche l'ordre de succession des classes privilégié dans les schémas de classification personnels observés.

En résumé, nous avons retenu les indicateurs de mesure suivants pour décrire la dimension logique des schémas de classification utilisés par les employés pour organiser et classer leurs documents électroniques : 1) critère de division logique aux premier et deuxième niveaux hiérarchiques et 2) ordre de succession des classes.

Un schéma de classification est aussi un langage ou un instrument de communication qui comprend des concepts et des classes porteurs d'un contenu sémantique. Les termes (simples ou composés) utilisés pour représenter les concepts doivent permettre la compréhension du contenu des classes et des documents qui y sont rattachés (Dumais et Landauer 1983). La conception et L'application de règles théoriques ou de conventions relatives à la dénomination des répertoires visent à améliorer la capacité à comprendre la signification de la structure hiérarchique et logique et à repérer des documents.

Alors que plusieurs chercheurs se sont intéressés aux différentes approches utilisées par les individus pour nommer leurs documents électroniques (Carroll 1982 ; Chapman 1999), très peu de recherches ont porté sur la dénomination même des répertoires électroniques (Gonçalves et Jorge 2003). Nous avons examiné les variables utilisées par les chercheurs qui se sont intéressés aux différentes approches employées par les individus pour nommer leurs documents électroniques (Carroll 1982 ; Chapman 1999). L'examen des résultats de leurs travaux a permis d'identifier trois types de données que nous avons jugées pertinentes pour caractériser les schémas de classification sur le plan sémantique : 1) la longueur moyenne (en nombre de caractères) des noms de classes, 2) les stratégies d'abréviations utilisées et 3) le degré de redondance structurelle et conceptuelle.

Avec le modèle d'analyse que nous venons de décrire, nous avons étudié les caractéristiques de 21 schémas de classification utilisés par des employés de l'université de Montréal, soit des techniciennes à la coordination de travail de bureau (onze schémas de classification personnels dont cinq partagés avec des collègues de travail) et des coordonnateurs de stage (dix schémas de classification personnels dont deux schémas partagés). Trois raisons sous-tendent le choix de ces deux catégories particulières d'employés :

1. le rapport quasi-quotidien que ces deux catégories d'employés entretiennent avec des documents électroniques dans le cadre de leurs activités respectives, ce qui permet de supposer :
2. L'application régulière d'une classification pour organiser un corpus volumineux de documents électroniques, et d'envisager :
3. L'existence de différences et de ressemblances dans les caractéristiques des schémas de classification utilisés dues à la variété et à l'homogénéité des activités auxquelles participent chaque technicienne et coordonnateur de stage.

Nous avons rencontré individuellement chaque employé sur son lieu de travail, devant son poste informatique. l'objectif de ces rencontres était de collecter, en présence de L'employé, des données de nature quantitative (par exemple, le nombre total de classes) et qualitative (i.e. la description du contenu des répertoires) sur le schéma de classification personnel utilisé pour l'organisation des documents électroniques. Nous avons réalisé des saisies d'écran de L'arborescence des classes situées dans le répertoire racine « Mes Documents » (ou son équivalent). l'objectif de cette opération était d'obtenir une « photo » de la structure arborescente des classes et sous-classes créées par L'employé. Préalable à cette opération, L'employé avait été invité à indiquer les classes ou sous-classes (généralement une ou deux classes par schéma) dont il ne désirait pas faire la présentation ou la description pour des raisons de confidentialité ou de respect de la vie privée. Ces classes n'ont pas été incluses dans L'analyse des schémas de classification personnels.

Pour accélérer la collecte des données quantitatives relatives aux caractéristiques structurelles des schémas de classification, nous avons utilisé, avec L'assentiment de ses concepteurs, le programme informatique d'analyse de L'espace documentaire personnel (PDS) (Gonçalves et Jorge 2003).

Ce logiciel a permis une collecte et une analyse statistique automatisées d'une partie des données sur les caractéristiques structurelles des schémas de classification personnels (i.e. le nombre total de classes et de sous-classes, le nombre total de fichiers, le nombre moyen de classes à chaque niveau hiérarchique et l'écart-type de la moyenne du nombre de classes à chaque niveau hiérarchique).

Le deuxième objectif de notre recherche consistait à vérifier les différences entre différents schémas de classification quant à leur efficacité pour le repérage de documents électroniques. La réalisation de cet objectif supposait la possibilité de disposer d'un échantillon de schémas de classification présentant des variations suffisantes aux plans structurel, logique et sémantique pour fins de comparaison. Or, les caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques relativement semblables des schémas de classification personnels observés ne permettaient pas de neutraliser L'effet des autres caractéristiques lorsqu'on vérifie l'influence d'une caractéristique donnée. Afin de pouvoir réaliser notre deuxième objectif de recherche, nous avons envisagé de compléter L'analyse de schémas existants par la création de schémas de classification artificiels. Le but de cette manipulation était d'assurer la représentativité de différents types de schémas de classification et de tester, dans une deuxième phase de collecte de données, leur influence sur L'efficacité du repérage de documents électroniques. Pour ce faire, nous avons sélectionné le schéma de classification personnel (Schéma A) d'un coordonnateur de stage, que nous avons jugé représentatif des différentes caractéristiques observées dans les schémas de classification personnels (Voir Figure 3).

Nous avons manipulé ce schéma personnel pour créer artificiellement quatre schémas de classification présentant des variations significatives sur le plan structurel, logique et sémantique (Voir Annexe 1). Les manipulations effectuées sont les suivantes :

1) Manipulation de la sémantique (schéma B) : l'objectif de cette manipulation était de modifier la dimension sémantique tout en maintenant la structure classificatoire et la logique du schéma de classification de L'employé (schéma A). L'approche retenue a été de rajouter la description ou la définition de chacune des classes et sous-classes telles que communiquées par L'employé en entrevue (Voir Figure 4). Cette approche est comparable à l'utilisation de notes d'application dans les schémas de classification institutionnels. La création d'un tel schéma de classification visait à permettre d'évaluer l'influence de la dimension sémantique sur le repérage des documents.

2) Manipulation de la structure et de la sémantique (schéma C) : l'objectif de cette manipulation était de supprimer toute structure hiérarchique ou arborescente. Cette approche modifie la dimension sémantique en augmentant : 1) la longueur moyenne (en nombre de caractères) des intitulés des classes (i.e., une longueur moyenne de 37.9 caractères), 2) le niveau de redondance structurelle et conceptuelle (90 % des classes sont redondantes) et 3) la proportion de classes abrégées (48 %) (Voir Figure 5). La création d'un tel schéma de classification visait à permettre d'évaluer l'influence de L'absence de structure arborescente ainsi que l'influence de la propriété sémantique des noms des classes électroniques sur le repérage des documents.

3) Manipulation de la structure et de la logique (schéma D) : l'objectif de la manipulation des dimensions logique et structurelle était de modifier la structure et la logique tout en maintenant la dimension sémantique du schéma A. Les caractéristiques du schéma de classification produit étaient conformes aux règles conventionnelles de conception d'un schéma de classification des documents administratifs électroniques (par exemple, un nombre peu élevé de classes principales, une division logique basée sur les activités de L'employé) tout en conservant la sémantique du schéma original de L'employé (Voir Figure 6). Cette manipulation consistait à utiliser le schéma de classification préalablement conçu et conforme aux exigences archivistiques (Voir Figure 7) tout en maintenant la sémantique de L'employé. La création d'un tel schéma de classification visait à permettre d'évaluer l'influence de la propriété sémantique des noms des classes sur le repérage des documents.

4) Manipulation de la structure, de la logique et de la sémantique (schéma E) : l'objectif de cette manipulation était de modifier simultanément L'ensemble des caractéristiques logique, structurelle et sémantique du schéma de classification produit et utilisé par L'employé (schéma A) pour produire un schéma de classification davantage conforme aux règles théoriques de conception d'un schéma de classification des documents administratifs électroniques (par exemple, un nombre de classes principales peu élevé, le critère de division basé sur les activités de L'employé, peu d'abréviations) (Voir Figure 7). Ce schéma de classification a été validé auprès d'un archiviste de la Division des archives de l'université de Montréal.

L'efficacité du repérage d'un même ensemble de documents électroniques réalisé à L'aide de chacun de ces cinq schémas de classification a été mesurée dans le cadre d'une simulation. La section suivante présente cette dernière étape de notre protocole de recherche.

L'efficacité du repérage de documents a été mesurée à L'aide de trois variables : le taux de succès du repérage, le temps moyen requis (en secondes) pour repérer les documents et la proportion de documents repérés dès le premier essai. Nous voulions savoir s'il était possible de repérer un document avec la même efficacité, quel que soit le schéma de classification utilisé pour ce faire, ou s'il existait des différences statistiquement significatives quant à L'efficacité au repérage des cinq schémas testés.

Les cinq schémas de classification ont été utilisés par 70 répondants (20 hommes et 50 femmes) pour repérer 20 documents. Les répondants étaient principalement des étudiants ou des diplômés de l'école de bibliothéconomie et des sciences de l'information de l'université de Montréal. Le choix de cette institution comme base de recrutement a été guidé par la nécessité de contrôler les variables étrangères (par exemple, l'habileté à naviguer dans une structure arborescente de répertoires) en visant l'homogénéité du groupe de répondants. Chaque individu qui répondait aux critères d'inclusion a été ensuite assigné aléatoirement8 à l'un des 14 groupes afin de diminuer l'influence que des variables étrangères à la recherche pourraient avoir sur les variables étudiées.

8Au fur et à mesure que les répondants se présentaient à la simulation, ils furent assignés séquentiellement à un des 14 groupes, à l'occurrence de 5 répondants par groupe.

Nous avons reproduit sur un ordinateur portable HP doté du système d'exploitation Windows XP professionnel les cinq structures arborescentes des répertoires correspondant aux cinq schémas de classification testés. En vue de minimiser les distractions, toutes les séances de simulation ont eu lieu dans le même environnement soit un local isolé de l'école de bibliothéconomie et des sciences de l'information de l'université de Montréal, dans des conditions ambiantes identiques.

Tous les répondants ont repéré les 20 documents en alternant l'utilisation des différents types de schémas de classification. Pour neutraliser les effets d'apprentissage et de fatigue, l'ordre des documents à repérer ne variait pas, seule l'utilisation des schémas de classification variait systématiquement selon le groupe d'appartenance du répondant. La durée moyenne d'une séance de repérage (comprenant L'explication de la procédure et le repérage des documents proprement dit) était d'une heure et vingt minutes. Les réponses fournies par chaque répondant ont été compilées sur une grille d'observation (ou feuille de réponse) qui mentionne pour chacun des documents à repérer, le schéma de classification testé, le nombre d'essais et le temps requis (mesuré en secondes) par le répondant pour repérer le document. Les commentaires des répondants relatifs à leur satisfaction dans l'utilisation de chacun des schémas de classification ont été aussi colligés sur la grille d'observation.

Les données inscrites sur les grilles d'observation ont été retranscrites dans un fichier Excel pour des fins d'analyse. L'analyse de variance (ANOVA)9 à mesures répétées a été réalisée par l'équipe du Service de consultation en méthodes quantitatives de l'université de Montréal en utilisant le logiciel d'analyse statistique en sciences sociales SPSS (« Statistical package for social sciences »). Le test de Bonferroni10 pour les comparaisons sur L'ensemble des schémas de classification a permis de garantir le niveau de confiance global des résultats à un niveau significatif de 5% de marge d'erreur (i.e. on accepte de se tromper 1 fois sur 20) (p < 0.05).

9L'analyse de variance a permis d'analyser et de comparer, pour chaque mesure, les moyennes obtenues entre les schémas de classification.
10Le test de Bonferroni est un calcul statistique complémentaire à L'analyse de variance qui a permis de déterminer si les différences observées sont statistiquement significatives, autrement dit de vérifier si les différences sont suffisamment grandes (quand p<0.05) pour les attribuer simplement au hasard ou à une fluctuation de l'échantillonnage.

Nous rappelons que les caractéristiques structurelles des schémas de classification personnels ont été décrites à partir de L'analyse de l'étendue (i.e. du nombre de classes principales et du nombre moyen de classes à chaque niveau hiérarchique), de la profondeur (i.e. du nombre maximum de niveaux hiérarchiques et du nombre moyen de niveaux hiérarchiques), de l'équilibre (i.e. de l'écart-type de la moyenne du nombre de classes à chaque niveau) et de la complexité des structures (i.e. du nombre total de classes et de sous-classes).

Les schémas de classification observés présentent des structures peu profondes avec un nombre moyen de niveaux de 1.67 (écart-type = 0.46). Le nombre total de classes et de sous-classes varie considérablement, allant d'un minimum de 13 à un maximum de 3541 classes avec une moyenne de 355.05 classes. l'écart-type de 742.25 confirme cette dispersion sur le plan de la complexité des structures. Le nombre de classes principales varie d'un minimum de 6 à 105 avec une moyenne de 28.14 classes principales (écart-type = 22.93) par schéma de classification. Le nombre moyen de classes à chaque niveau est généralement constant et varie entre 2 et 3 (écart-type = 0.89). Ces résultats correspondent à une macrostructure généralement étendue (nombreuses classes principales) et à une microstructure peu étendue (petit nombre de classes à chaque niveau inférieur) (Khoo et al. 2007). l'écart-type de la moyenne du nombre de classes à chaque niveau montre que les schémas de classification des techniciennes et les schémas de classification non partagés des coordonnateurs de stages présentent une structure peu équilibrée, avec un écart-type qui varie entre 6 et 7. Autrement dit, l'étendue de la structure n'est pas uniforme, certaines classes se subdivisent en une seule sous-classe (fréquent) alors que d'autres classes peuvent contenir plus d'une vingtaine de sous-classes (plus rare). Seuls les schémas de classification partagés de deux coordonnateurs de stage présentent un très faible écart-type de 2.57 correspondant à une structure plus équilibrée.

Les caractéristiques structurelles des schémas de classification personnels observés ont été comprises et interprétées dans Mas (2007) en tenant compte de plusieurs contextes. Il s'agit du contexte documentaire (par exemple, la quantité de documents à organiser), du contexte professionnel (par exemple, la nature du poste occupé), du contexte cognitif (par exemple, la localisation spatiale des classes) et du contexte pragmatique (par exemple, le besoin d'accéder rapidement à l'information). Les résultats confirment la nécessité de concevoir des schémas de classification très peu profonds dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles

pour répondre à la fois à des besoins d'économie cognitive (i.e. faciliter la navigation) et pragmatiques (i.e. accéder rapidement à l'information). De façon surprenante, les résultats nous apprennent que les employés s'accommodent d'une structure déséquilibrée, d'un nombre élevé de classes principales et de l'utilisation d'un schéma de classification identique pour l'organisation de L'ensemble des documents quel que soit leur support (analogiques et électroniques). De plus, les résultats indiquent que les employés ayant suivi une formation en gestion des documents sont plus enclins à concevoir et à utiliser des schémas de classification très complexes pour organiser les documents administratifs électroniques qui sont sous leur contrôle direct. Enfin, les résultats révèlent qu'un schéma de classification personnel est bien plus qu'un outil d'organisation documentaire pour les employés, puisqu'il peut être utilisé par ces derniers comme mémoire de travail (par exemple, comme rappel de L'existence d'une documentation sur support papier sur un même sujet) ou comme outil de planification de tâches (par exemple, pour l'évaluation d'un document) ou d'activités à venir (par exemple, pour l'évaluation des étudiants).

Les données qualitatives relatives à la dimension logique de chaque schéma de classification personnel furent établies par examen et interprétation manuels. Deux sous-ensembles de données ont été collectés et analysés.

Le premier sous-ensemble de données décrit les critères de division utilisés aux niveaux supérieurs de la hiérarchie. L'analyse des concepts représentés dans la dénomination des classes des 21 schémas de classification a révélé sept critères de division utilisés par les employés pour organiser les documents électroniques : Activité (« Communications »), Thème (« Plagiat »), Type de contenu (« Rapport »), Projet (« Révision Programme »), Temps (« Aut2003 »), Organisme décisionnel ou consultatif (« Comité de gestion ») et Mélange (désigne une division qui ne permet pas d'identifier clairement le critère de division logique prépondérant) (« PV comité MScPhD »). l'étude des caractéristiques logiques des schémas de classification observés montre qu'aucun critère de division logique ne prédomine de manière significative aux premier et deuxième niveaux hiérarchiques. Cela dit, L'analyse conceptuelle a mis en évidence une classification qui privilégie aux niveaux supérieurs soit un regroupement par thème (par exemple, « Bourses », « Postes ouverts », « Programmes d'études ») (47.10% des schémas de classification, n=10), soit un regroupement qui mélange ou combine plusieurs concepts (par exemple, « Listes et Notes 2003 », « Internat HSC H06 », « Lettres étudiants grève ») (28.57%, n=6).

Un deuxième sous-ensemble de données détermine l'ordre de succession des classes principales. l'ordre privilégié par L'ensemble des employés interrogés est l'ordre alphabétique (80.95% des schémas de classification, n=17). l'ordre numérique a été observé dans seulement quatre schémas de classification de documents électroniques reprenant la structure du schéma de classification utilisé pour organiser les documents papier.

À la lumière de ces résultats, le non-respect du principe de division logique semble être la règle dans un contexte d'organisation personnelle des ressources informationnelles. La variété des critères de division logique utilisés par les employés pour organiser les documents administratifs électroniques qui sont sous leur contrôle direct peut être expliquée par différents facteurs professionnels, cognitifs et pragmatiques tels que la nature des tâches à réaliser (et les besoins documentaires qui y sont rattachés), le manque de temps, la difficulté cognitive à catégoriser et le caractère partagé ou non d'un schéma de classification personnel. l'ordre de succession alphabétique des classes proposé par défaut dans L'environnement Windows semble satisfaire les employés. Cependant, cet ordonnancement alphabétique ne permet pas de contrôler l'ordre de présentation de classes souvent nommées différemment d'un individu à L'autre. Or, selon plusieurs employés ayant été amenés à effectuer de fréquents remplacements, une présentation uniforme et familière des classes principales des schémas de classification personnels en faciliterait la compréhension et donc l'utilisation.

L'analyse sémantique nous a permis d'examiner trois types de données : la longueur moyenne (en nombre de caractères) des noms de classes, les stratégies d'abréviation utilisées par les employés et le degré de redondance structurelle (répétition d'une sous-chaîne de caractères) et conceptuelle (répétition d'un même concept).

Les schémas de classification personnels observés se caractérisent sur le plan sémantique par des classes ayant des intitulés composés d'un nombre moyen de caractères relativement homogène d'un schéma à un autre (i.e., 16 caractères, écarttype= 1.85). Les résultats montrent que la longueur moyenne (en nombre de caractères) des noms de classes des schémas de classification observés pourrait varier selon le caractère partagé ou non d'un schéma de classification. Les schémas de classification non partagés observés ont généralement des noms plus courts (moyenne de 15.13 caractères) que les schémas de classification partagés (moyenne de 18.16 caractères). On note l'usage privilégié des acronymes dans les stratégies d'abréviation des techniciennes. En ce qui concerne les coordonnateurs de stage, les stratégies d'abréviation privilégiées sont différentes selon que le schéma de classification est partagé ou non. Ainsi, l'usage des acronymes est également répandu pour les schémas de classification non partagés des coordonnateurs de stage alors que l'usage de codes (par exemple, le sigle d'un cours) est plus fréquent dans leurs schémas de classification partagés. De plus, on observe une proportion moyenne de classes non abrégées faible pour les schémas de classification partagés des techniciennes (48%, n=5) alors qu'inversement, le partage d'un schéma de classification d'un coordonnateur de stage ne semble pas diminuer cette proportion (68.5%, n=2). Les résultats montrent que la proportion de classes redondantes structurellement et conceptuellement varie selon le caractère partagé ou non d'un schéma de classification. Les schémas de classification non partagés observés ont généralement un degré de redondance structurelle et conceptuelle moins élevé (14.21% de L'ensemble des classes sont redondantes en moyenne) que les schémas de classification partagés (31.84% de L'ensemble des classes sont redondantes en moyenne).

Les employés qui utilisent des schémas de classification personnels partagés avec des collègues de travail ou qui ont été amenés à effectuer fréquemment des remplacements ont dit être soucieux et attentifs à créer des classes dont l'intitulé soit compréhensible par autrui. Les classes « significatives » se caractérisent par des intitulés généralement plus longs et spécifiques (i.e. d'un degré de redondance élevé) que ceux utilisés pour désigner les classes qui ne sont pas destinées à être communiquées ou partagées. Par ailleurs, dans un contexte de travail exécuté rapidement et souvent interrompu, les employés peuvent utiliser un nombre important d'abréviations pour nommer plus rapidement leurs classes. La proportion de classes abrégées peut augmenter au fil du temps, au point de rendre ces classes peu explicites pour un individu non familier avec les abréviations utilisées. Il serait intéressant d'effectuer une analyse lexicale et d'identifier systématiquement les abréviations les plus fréquemment utilisées par une même catégorie d'employés pour nommer leur domaine d'activités. Existe-t-il une nomenclature personnelle qui repose sur L'emploi d'un certain nombre de désignations officielles, à L'exclusion d'autres ? Suite à une telle analyse, il serait possible d'envisager la conception et L'emploi d'un référentiel commun mis en place par la direction (par exemple, une liste d'abréviations ou une liste de sigles) qui permettrait d'officialiser et de définir les acronymes, troncatures et autres expressions abrégées qui ont un sens au niveau local ou au niveau institutionnel.

Les résultats révèlent que les répertoires électroniques organisés à L'aide d'un schéma de classification dont la macrostructure est peu étendue, dont la logique est partiellement basée sur des classes d'activité et dont la sémantique utilise peu d'abréviations (schéma E), permettent de repérer significativement plus de documents, à la différence d'un schéma de classification personnel (schéma A) (p = 0.032), d'un schéma de classification à un seul niveau hiérarchique (schéma C) (p < 0.001) et d'un schéma dont la structure est peu étendue et dont la logique est partiellement basée sur des classes d'activité (schéma D) (p = 0.009). De manière surprenante, les différences observées dans la proportion moyenne de documents repérés ne sont pas significatives entre le schéma E et un schéma de classification personnel dont les classes sont définies (schéma B) (p = 0.379) (Voir Figure 8).

Ces résultats suggèrent que l'utilisation d'un schéma de classification personnel qui comprendrait une définition des classes et sous-classes ou qu'une « visite guidée du schéma » avant le départ d'un employé pourrait augmenter sensiblement le succès du repérage de documents classés par quelqu'un d'autre. En L'absence de définition des classes (schéma A), le même schéma ne permet qu'à 48.6% des répondants de retrouver tous les documents. Quand le même schéma de classification personnel est « expliqué », on peut s'attendre à ce qu'un individu autre que le propriétaire du schéma soit capable de repérer un document dans 52.9% des cas, même si la logique et la structure demeurent très personnelles.

Les résultats indiquent qu'il est plus rapide de retrouver les documents en utilisant le schéma de classification dont la macrostructure est peu étendue, la logique est partiellement basée sur des classes d'activité et la sémantique utilise peu d'abréviations (i.e., le schéma E). Les résultats révèlent que la différence entre les temps moyens de réussite est significative entre le schéma E et les schémas A (p = 0.002), B (p < 0.001) et C (p = 0.037). Cette différence n'est toutefois pas significative entre le schéma E et le schéma D (p = 1) (schéma de classification personnel dont la structure est peu étendue et la logique est partiellement basée sur des classes d'activité) (Voir Figure 9). Ces résultats suggèrent qu'un schéma de classification dont la macrostructure est peu étendue, dont la logique est partiellement basée sur des classes d'activité et dont la sémantique utilise peu d'abréviations, permet de repérer les documents aussi rapidement qu'un schéma de classification présentant les mêmes caractéristiques structurelles et logiques tout en ayant des caractéristiques sémantiques différentes (par exemple, une proportion plus élevée de classes abrégées).

Ces résultats nous montrent l'importance d'une macrostructure peu étendue (i.e. peu développée au niveau horizontal) basée, par exemple, sur un regroupement

des documents par type de contenu ou par activité pour accélérer le repérage des documents (schéma E et schéma D). L'importance de reconnaître la logique des langages classificatoires qui permet une exploration méthodique et un repérage plus rapide a déjà été soulignée dans les écrits (Hunter 2000). Ce qui est plus surprenant est que la présence de ces deux caractéristiques structurelles et logiques particulières pourrait accélérer non seulement le processus de lecture et de discrimination des classes, mais offrirait également L'avantage de permettre aux répondants de procéder par élimination. Les hésitations entre le choix des classes et sous-classes pourraient être plus rares, même si la signification de certaines classes peut demeurer ambiguë. Ces assertions pourraient être vérifiées dans une recherche ultérieure au moyen d'un protocole d'analyse verbale.

Les résultats montrent que l'utilisation d'un schéma de classification dont la macrostructure est peu étendue, dont la logique est partiellement basée sur des classes d'activité et dont la sémantique utilise peu d'abréviations (i.e. le schéma E) permet de localiser dès le premier essai une proportion significativement plus élevée (79%) de documents (Voir Figure 10). Les résultats révèlent que la différence entre les temps moyens des réussites est significative entre le schéma E et tous les autres schémas testés (schémas A, B, C et D) (p < 0.001).

Certaines améliorations des caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques peuvent cependant être apportées au schéma E en regard des commentaires des répondants. Par exemple, plusieurs répondants ont qualifié l'ordre numérique de succession des classes du schéma E de « mélangeant ». d'autres répondants considèrent que le nombre de classes de premier niveau est insuffisant (i.e. macrostructure trop « étroite ») et oblige à « descendre dans la hiérarchie » (i.e. structure trop profonde). Enfin, la dénomination de certaines classes demeure ambiguë (par exemple, « Gestion courante des stages (annuelles) » qui pourrait laisser croire qu'il s'agit de documents relatifs uniquement à L'année en cours.